Como o planejamento estratégico pode fazer a sua administradora crescer?

Com o final do ano chegando de uma maneira muito mais rápida do que imaginávamos (culpa da pandemia que fez o ano parecer mais curto do que nunca), é preciso pensar em 2021 e dedicar esses últimos dois meses a um planejamento estratégico para sua administradora.

Na teoria, o planejamento estratégico é o ato de criar métodos e planos para uso eficaz de todos os recursos que uma empresa tem disponível, seja ele humano, financeiro, tecnológico ou material, para conseguir melhores resultados e evitar que fatores externos gerem grandes prejuízos. De acordo com o especialista em estratégias e professor da Harvard Business School, Michael Porter, “estratégia pode ser definida como o conjunto de ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição em uma determinada indústria para enfrentar com sucesso as forças competitivas e obter um retorno maior sobre o investimento”.

E quando falamos de administradoras de condomínios (e até mesmo imobiliárias), esse planejamento acaba sendo um processo de criação contínuo, análises e implementação de um projeto que vai ajudar a empresa rumo aos seus objetivos. Além disso, é de suma importância o estudo de ambiente interno e externo e definição de metas. Sem saber onde quer chegar, o caminho é bem mais complicado.

Quais os tipos de planejamento estratégico?

Existem alguns tipos de planejamento que podem ser classificados e divididos levando em conta três aspectos principais: nível organizacional, profundidade e abordagem. Nem sempre há um consenso sobre as nomenclaturas, mas conhecer esses níveis faz o planejamento estratégico ser muito mais simples e eficaz.

1. Nível Organizacional – A hierarquia da empresa é analisada ao planejar a estratégia e é divido em:

Planejamento Estratégico: é o planejamento do negócio e apresenta uma visão corporativa da estratégia.
Planejamento Tático: é o planejamento em que toda parte estratégica é detalhada. Leva em consideração todas as unidades e divisões da empresa, suporte, departamentos e colaboradores.
Planejamento Operacional: não é considerado um tipo de planejamento estratégico, mas analisa o dia a dia da empresa e mostra como tais estratégias impactarão.

2. Profundidade – significa que é analisada a intensidade das mudanças de um planejamento estratégico. Faz parte:

Renovação Estratégica: acontece uma redescoberta da empresa. Normalmente acontece quando o negócio acabou de passar por uma crise ou está em estado de alerta sobre um possível risco.
Atualização da Estratégia: confirma e atualiza o planejamento estratégico. Não há muita ação, apenas a análise de mudanças e evoluções.
Replanejamento Estratégico: acaba ficando entre a atualização e a renovação. É usado quando existe a necessidade de repensar alguma estratégia.

3. Abordagem – é relacionado à forma de criação de um planejamento estratégico. E são eles:

Clássica ou Tradicional: foco na resolução de problemas e costuma usar alguma metodologia mais tradicional.
Contemporânea: utiliza de diversas metodologias e visões, além de ferramentas e até mesmo softwares para colocar em prática mudanças em diversos níveis.

Como fazer um planejamento estratégico?

Uma administradora de condomínios precisa entender sua área de atuação e como pode ser feito um planejamento estratégico dentro disso. A análise de seus clientes, possíveis novos clientes e como o mercado imobiliário vai se comportar no próximo ano é essencial para que esse planejamento tenha um rumo detalhado. É de extrema importância que o mercado imobiliário esteja envolvido nas etapas de análise e reanálise, pois é um mercado que tem algumas mudanças dependendo de como a economia caminha no país. O planejamento estratégico deve prever essas mudanças. Mas, pela lógica, ele deve seguir os pontos aqui listados:

1. Definição de objetivo.

A definição de missão, visão e valores da empresa ajuda a definir qual o propósito e onde o negócio pretende chegar. É o passo mais importante de todos porque é o ponto de partida.

2. Análise e estudo do mercado.

É importante saber onde se está pisando. Um diagnóstico do mercado imobiliário e de como sua administradora pode ser impactada pelas mudanças e pelo ambiente externo evita surpresas futuras e deixa um espaço para o futuro.

3. Descubra os pontos fortes e os pontos fracos da sua administradora.

Nessa parte é importante sentar e conversar com colaboradores e clientes. Ter um feedback sincero e honesto ajuda a começar a enxergar quais são os pontos críticos e que estão te afastando de resultados melhores e dando mais mercado à concorrência, e seus pontos fortes, que te fazem ter um diferencial perante a outras empresas e podem te ajudar no sucesso.

4. Construa um plano de ação.

Após ter entendido toda a estrutura da sua administradora, é hora de colocar a mão na massa e definir todos os objetivos estratégicos e um plano de ação para implementação. Essa é a hora da criação. Entenda isso através de uma ferramenta chamada 5w2h que representam 7 palavras em inglês: what (o que vai ser feito?), why (por que?), where (onde?), when (quando?), who (quem vai fazer?), how (como vai ser feito?) e how much (quanto custará?).

Planeje de tempos em tempos, focando no curto prazo.
Traçar objetivos trimestrais, por exemplo, pode ser uma boa ideia. Assim, fica mais fácil de acompanhar resultados e alcançar metas, além de saber onde é preciso mais esforços. Além disso, é possível atualizar objetivos caso haja mudanças repentinas.
Padronize o visual do planejamento estratégico.
Usar templates de fácil visualização ajuda a projetar e a entender melhor os objetivos e permite a cada área envolvida uma personalização do template (por exemplo, excluir áreas que não competem a esse departamento).
Lista de sugestões.
Nem sempre é possível colocar como objetivo todas as sugestões. Então faça uma lista e coloque em stand-by.
Defina as estratégias que serão usadas.
As estratégias são o que define como, quando e de que jeito os resultados serão alcançados. Boas estratégias fazem uma empresa ser mais competitiva e focada naquilo que ela quer. Michael Porter diz que existem três estratégias principais:
diferenciação: é a busca do destaque de uma empresa através da qualidade do que ela oferece;
Liderança de baixo custo: busca ganhar o mercado através do preço baixo e competitivo;
foco: busca ganhar uma parcela especifica e segmentada do mercado, prezando pelo foco.
Teste de ideias.
Testar algumas ideias que geram dúvidas é uma ótima saída. Alguns objetivos nem sempre estão baseados em indicativos ou estudos, e por isso testa-los ao longo de um trimestre ou bimestre mostra se aquela sugestão é plausível com o direcionamento da empresa ou não.
Deixe claro os papéis de cada um.
A responsabilidade em um planejamento estratégico é de todos. Por isso, é importante deixar claro qual é o papel de cada colaborador da empresa. Inclusive dos líderes. Eles são os principais pontos de ligação de cada estratégia desenhada.
Peça feedback dos clientes e analise a satisfação.
Para saber se os objetivos estão surtindo efeito ou não, analise a satisfação dos seus clientes.

5. Escolha as ferramentas certas e invista em inovação.

Um planejamento estratégico precisa ter uma boa execução. Para isso, muitas vezes algumas ferramentas são necessárias. Apps, softwares e plataformas de gestão fazem toda a diferença na hora de colocar em prática esse planejamento. Isso é investimento.

O planejamento estratégico não é uma tarefa de poucas mãos. É necessário o comprometimento de todos dentro da sua administradora de condomínios ou de qualquer outra empresa. Requer tempo, estudos e estabelecimento de metas. Mas faz total diferença planejar os próximos passos em um mercado tão competitivo. E aí, já fez o planejamento estratégico do seu negócio?