Como otimizar recursos na sua administradora?
As administradoras precisam ser ágeis e eficientes para se manterem competitivas no setor condominial. Para isso, é fundamental promover a otimização de recursos na sua empresa.
Tempo é dinheiro, concorda? Nós até demos dicas para identificar e se livrar de vários ladrões de tempo anteriormente. Além de atrapalhar o seu dia a dia, eles também geram custos para sua administradora.
Continue a ler este artigo que vamos explicar como a tecnologia pode otimizar os recursos na sua empresa, começando pelo mais valioso: o seu tempo!
Como otimizar o tempo do seu time
Investir em ferramentas, como ERPs, pode dar mais controle para o seu time de tudo que precisa ser pago, sem perder mais tempo com pagamentos manuais.
Por exemplo, é só aprovar o pagamento e pronto. Ainda, não é necessário escanear e etiquetar documentos e contas e nem mesmo ligar para cobrar alguém, o ERP automaticamente emite comunicados lembrando a todos de pagarem a cota condominial.
E ao investir também em uma solução com integrações financeiras, como para a emissão de boletos, você elimina processos manuais de grande impacto, como envio de arquivos de remessa e retorno, conciliação bancária, evita burocracia, homologação, credenciamento, diminui a incidência de erros e ainda economiza dinheiro com as taxas cobradas pelos bancos tradicionais que, como sabemos, não são poucas, nem baixas.
Outra forma de otimizar o tempo do seu time é investir em ferramentas, como um portal e aplicativo para a administradora.
Com elas, seu time não gasta mais tempo elaborando planilhas e relatórios para os síndicos. Ele pode acompanhar os gastos do condomínio por meio de relatórios intuitivos e detalhados, que são gerados automaticamente pelo sistema e disponibilizados no seu portal.
E, melhor ainda, raramente você precisará enviar as 2ª vias da cota condominial por e-mail, pois os condôminos podem acessá-las pelo aplicativo.
Além disso, ao investir na realização de assembleias totalmente virtuais, sua empresa e seu time não precisam se preocupar com o deslocamento até o condomínio em horários de pico ou que apresentem qualquer risco ao colaborador. Cada um pode participar de onde estiver.
Existem ainda mais formas de otimizar a rotina da sua administradora, mas como a questão aqui é otimizar o seu tempo, que tal falarmos do uso de papel?
Como otimizar o consumo de papel
Com o uso das ferramentas que citamos anteriormente, você pode permitir que os condôminos optem por não receber mais o boleto impresso. Em vez disso, eles podem copiar a linha digitável do código de barras pelo app e pagar pelo internet banking.
Você ainda consegue disparar e-mails para todos os condôminos e não precisa mais imprimir dúzias de circulares e centenas de convocações. E, se tiver o app instalado, o comunicado aparece como uma notificação no celular do usuário.
Seu time também pode enviar e receber malotes de forma digital, assim, todos os recibos e NFs — que antes gastavam não só um monte de papel como ocupavam espaço — passam a ser digitalizados e chegam muito mais rápido, e sem risco de extravio. E como benefício adicional, tanto síndicos como conselheiros recebem e aprovam a prestação de contas ao mesmo tempo pelo app ou portal. Sem necessidade de mais papéis passando de mão em mão e pastas perdidas.
Com uma plataforma para portaria integrada às outras ferramentas então, planilhas de controle ou rateio de reservas não serão necessárias. Os registros de entrada e saída no condomínio e recebimento de encomendas, ficam salvos na nuvem para consulta. Já as reservas de ambiente são feitas pelo seu app.
Agora que você já sabe como a tecnologia pode otimizar os recursos da sua administradora, automatizando processos e economizando o tempo, enquanto o seu time foca no que realmente importa, que tal saber mais sobre como o nosso time e as nossas soluções podem levar seu negócio a um novo patamar de eficiência e rentabilidade? Fale com um especialista do nosso time!
