Controle e organização dos documentos do condomínio: uma tarefa que pode ser simples!

Uma das tarefas na gestão condominial é organizar e estar em dia com todos os documentos pertinentes à administração do condomínio. E mesmo com tanta tecnologia, um condomínio residencial ou comercial pode acumular até mil novos documentos por ano. É muita coisa, pensando na organização de tudo isso.

Por isso, ter um apoio nesse horas é de extrema importância. Guardar e catalogar tudo o que se tem de forma on-line é o ideal, mas utilizar meios físicos também é funcional tratando-se de um condomínio.

A importância do controle de documentos

Alguns documentos devem, sim, ser arquivados com cuidado e, às vezes, para sempre (plantas do condomínio, por exemplo). Além disso, esses registros ajudam em casos excepcionais como em um processo trabalhista, movido por um funcionário, onde a gestão precisa de documentos específicos. Ou alguma solicitação do ministério público, onde o prazo é de 2 ou 3 dias para a resolução do caso. Algumas ações judiciais no Brasil aceitam somente provas físicas, ou seja, no papel. Outros, já podem ser descartados com mais rapidez, por isso a importância da organização e digitalização dos documentos para evitar qualquer perda.

Outro exemplo é a necessidade de uma obra ou reforma. A planta do condomínio precisa ter fácil acesso. Como procurar isso do dia para a noite em uma pilha de documentos? Dessa forma, a organização ajuda no ganho do tempo, além de evitar prejuízos.

A digitalização de documentos pode ser de grande ajuda nesses casos. Por mais que um arquivo físico resolva o problema, um arquivo no sistema trás ainda mais facilidades na hora de controlar e organizar estes documentos. Os documentos físicos possuem limitações que podem trazer dificuldades no futuro.

Arquivo digitalizado

Uma plataforma online de controle e arquivamento de documentos ajuda e muito na hora da organização. Existem módulos específicos para facilitar a busca de documentos digitalizados quando há a necessidade.

Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlado por senha, além da opção de escolher as pessoas que possuem acesso.

Apesar de tudo isso, para alguns tipos de documentos é obrigatório manter a versão física (como os acordos judiciais). No entanto, fizemos uma pequena lista sobre quais são possíveis você já digitalizar e deixar “na nuvem”. 

  • Recibos;
  • Comprovantes de pagamentos;
  • Cupons fiscais;
  • Contas de água, luz, telefone e etc.;
  • Boletos;
  • Notas fiscais;
  • Laudos técnicos;
  • Contratos;
  • Relação de devedores;
  • Extratos bancários;
  • Acordos judiciais (mantendo arquivo físico).

Documentos e prazos

Lista dos principais documentos que os condomínios precisam manter arquivados e o tempo antes de ser descartados, segundo especialistas do PROCON e IDEC:

  • Cartão de CNPJ – Permanente
  • DARF IRRF – 7 anos
  • DARF PIS – 10 anos
  • DIRF – 5 anos
  • Exames Médicos (adminissional, demissional e periódico) – 20 anos
  • GFIP – 35 anos
  • Folha de pagamento – 35 anos
  • Folha de ponto – 6 anos
  • Formulário CAGED – 5 anos
  • GR contribuição – 5 anos
  • GPS – 10 anos
  • Holerite – 5 anos
  • Laudo PPRA – 20 anos
  • Livro de inspeção do trabalho – Permanente
  • Processos trabalhistas – Permanente
  • Prontuário de funcionários – Permanente
  • RAIS – Indeterminados
  • Recibos de benefícios – de 5 a 10 anos
  • Dossiê da convenção – Permanente
  • Atas de assembleias – Permanente
  • Orçamentos – até o final da obra/garantia
  • Pasta de prestação de contas – 10 anos
  • Plantas do condomínio – Permanente
  • Seguros – 5 anos após a vigência

Esses são apenas alguns dos documentos necessários para arquivamento, mas um condomínio possuiu muitos documentos diários, como, por exemplo, autorizações de entrada e saída, de mudança e de prestação de serviços. É necessário ficar atento às mudanças das leis e analisar muito bem sobre a necessidade da digitalização, só assim é possível ter um arquivo organizado e simplificado.

Fonte tempo de armazenamento PROCON e IDEC: https://www.sindiconet.com.br/informese/gestao-de-documentos-do-condominio-administracao-documentacao