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A pandemia do novo coronavírus mudou muito a vida das pessoas e das empresas. Nos condomínios, essas mudanças foram percebidas logo no início, visto que grande parte das famílias ficaram em isolamento em seus apartamentos.

Com isso, as administradoras de condomínios precisaram realizar profundas modificações sem um planejamento prévio. Após quase dois anos desde o início da pandemia, muitas adaptações foram realizadasadaptações realizadas e vieram para ficar. 

Para compreender mais sobre este tema, no post de hoje vamos conhecer algumas boas práticas implementadas pelas administradoras de condomínios e que vão continuar em alta para o “novo normal”.

Digitalização dos condomínios

Devido à necessidade de distanciamento social, as administradoras de condomínios aprenderam a conduzir uma boa parte da sua gestão virtualmente, com o auxílio da tecnologia.

O presente e o futuro da administração de condomínios cabem na palma da mão. A inteligência artificial e a Internet das Coisas (IoT) revolucionam a forma com que os condôminos solicitam serviços e interagem.

Já existem no mercado diversos aplicativos que cuidam de todos os processos de gestão condominial, com sistemas cada vez mais automatizados e integrados, que trazem muito mais eficiência para a rotina das administradoras.

Além disso, a disponibilização de aplicativos exclusivos para síndico e condôminos por parte das administradoras, permitiram centralizar toda a parte financeira e de gestão, facilitando o dia a dia dos moradores e trazendo maior assertividade para a administradora de condomínios, bons exemplos disso são o recebimento e envio de malote e aprovação da prestação de contas de forma digital.

O poder de uma comunicação efetiva

A comunicação presencial ficou comprometida durante a pandemia. Para isso, foi necessário recorrer ao uso da tecnologia. E as administradoras de condomínios perceberam que, com soluções criativas, seria possível ter uma comunicação muito mais efetiva, seja com os moradores, prestadores de serviços ou colaboradores.

Por exemplo, a Assembleia Online tornou-se muito comum durante a pandemia e, certamente, mesmo com a retomada dos encontros presenciais, manterá sua força.

Digitalização das Portarias em condomínios

‍A pandemia aumentou, e muito, a busca por soluções de portaria  para condomínios. A digitalização da portaria  tornou-se uma alternativa mais segura para os moradores, uma vez que substitui o uso de papel para realização de cadastros de moradores, registros de entrada e saída, além de agilizar a liberação de visitantes.

Muitas administradoras de condomínios já utilizavam essas soluções e, elas se tornaram ainda mais comuns e necessárias nos últimos dois anos.

Percebemos que inúmeras mudanças foram realizadas na forma como os condomínios são geridos, sendo o uso da tecnologia a marca principal para o novo normal. E sua administradora: já está preparada para o novo normal? 

Se você quiser continuar acompanhando as novidades e inovações para as administradoras de condomínios, que tal seguir a Ahreas nas redes sociais: no Instagram, no Facebook e no LinkedIn.

Quando o seu departamento de contas está com dificuldades para atender mais condomínios, você tem duas alternativas: contratar mais gente ou investir em um ERP mais eficiente. E se colocar na ponta do lápis, você terá certeza sobre qual compensa mais.

Com o Ahreas Adm Condomínios, você pode turbinar o seu departamento de contas. Continue lendo este artigo que nós vamos te explicar tudo sobre o recurso Contas A Pagar.

Evoluindo seu contas a pagar com a Ahreas

Com esse recurso, a sua administradora tem um controle melhor sobre tudo que precisa ser pago. Basta cadastrar os fornecedores e as contas recorrentes e programar os pagamentos. Pronto, é só aprovar e está pago!

Caso o banco da sua preferência não tenha integração com o Ahreas Adm Condomínios, é só gerar um arquivo com todas as contas em “Contas A Pagar” e enviar à instituição financeira.

Otimizando a folha de pagamento

Também, nossas soluções são 100% integradas. Ou seja, ao utilizar o Ahreas Adm Condomínios e o Ahreas Folha, é possível programar o pagamento dos funcionários dos condomínios e os da própria administradora pelo “Contas A Pagar”.

Envio automático de relatórios

Sabe aqueles relatórios que o síndico sempre pede na sexta-feira, às 17h e a sua equipe de contas a pagar tem que correr para lançar os compromissos da semana que vem? No nosso ERP, o envio ocorre de forma automática toda semana.

Aliás, ele não precisa pedir mesmo! Todos os registros financeiros ficam disponíveis no portal e app em tempo real!

Otimize o seu contas a pagar com o Ahreas Adm Condomínios

Com o seu departamento de contas bem organizado e o controle sendo feito via ERP, seu time não esquece nem dos pagamentos que já foram feitos graças ao aviso de duplicidade.

Além disso, não é necessário escanear e etiquetar documentos e notas. Concentramos e organizamos tudo que precisa ser pago no ERP pelo recurso Paybox, que recebe, identifica e consolida todas as contas a serem pagas.

Com a Ahreas, seu departamento de contas a pagar é mais eficiente com menos esforço. Fale com um especialista do nosso time!

As administradoras precisam ser ágeis e eficientes para se manterem competitivas no setor condominial. Para isso, é fundamental promover a otimização de recursos na sua empresa. 

Tempo é dinheiro, concorda? Nós até demos dicas para identificar e se livrar de vários ladrões de tempo anteriormente. Além de atrapalhar o seu dia a dia, eles também geram custos para sua administradora.

Continue a ler este artigo que vamos explicar como a tecnologia pode otimizar os recursos na sua empresa, começando pelo mais valioso: o seu tempo!

Como otimizar o tempo do seu time

Investir em ferramentas, como ERPs, pode dar mais controle para o seu time de tudo que precisa ser pago, sem perder mais tempo com pagamentos manuais. 

Por exemplo, é só aprovar o pagamento e pronto. Ainda, não é necessário escanear e etiquetar documentos e contas e nem mesmo ligar para cobrar alguém, o ERP automaticamente emite comunicados lembrando a todos de pagarem a cota condominial.

E ao investir também em uma solução com integrações financeiras, como para a emissão de boletos, você elimina processos manuais de grande impacto, como envio de arquivos de remessa e retorno, conciliação bancária, evita burocracia, homologação, credenciamento, diminui a incidência de erros e ainda economiza dinheiro com as taxas cobradas pelos bancos tradicionais que, como sabemos, não são poucas, nem baixas.

Outra forma de otimizar o tempo do seu time é investir em ferramentas, como um portal e aplicativo para a administradora.

Com elas, seu time não gasta mais tempo elaborando planilhas e relatórios para os síndicos. Ele pode acompanhar os gastos do condomínio por meio de relatórios intuitivos e detalhados, que são gerados automaticamente pelo sistema e disponibilizados no seu portal.

E, melhor ainda, raramente você precisará enviar as 2ª vias da cota condominial por e-mail, pois os condôminos podem acessá-las pelo aplicativo.

Além disso, ao investir na realização de assembleias totalmente virtuais, sua empresa e seu time não precisam se preocupar com o deslocamento até o condomínio em horários de pico ou que apresentem qualquer risco ao colaborador. Cada um pode participar de onde estiver.

Existem ainda mais formas de otimizar a rotina da sua administradora, mas como a questão aqui é otimizar o seu tempo, que tal falarmos do uso de papel?

Como otimizar o consumo de papel

Com o uso das ferramentas que citamos anteriormente, você pode permitir que os condôminos optem por não receber mais o boleto impresso. Em vez disso, eles podem copiar a linha digitável do código de barras pelo app e pagar pelo internet banking.

Você ainda consegue disparar e-mails para todos os condôminos e não precisa mais imprimir dúzias de circulares e centenas de convocações. E, se tiver o app instalado, o comunicado aparece como uma notificação no celular do usuário.

Seu time também pode enviar e receber malotes de forma digital, assim, todos os recibos e NFs — que antes gastavam não só um monte de papel como ocupavam espaço — passam a ser digitalizados e chegam muito mais rápido, e sem risco de extravio. E como benefício adicional, tanto síndicos como conselheiros recebem e aprovam a prestação de contas ao mesmo tempo pelo app ou portal. Sem necessidade de mais papéis passando de mão em mão e pastas perdidas.

Com uma plataforma para portaria integrada às outras ferramentas então, planilhas de controle ou rateio de reservas não serão necessárias. Os registros de entrada e saída no condomínio e recebimento de encomendas, ficam salvos na nuvem para consulta. Já as reservas de ambiente são feitas pelo seu app.

Agora que você já sabe como a tecnologia pode otimizar os recursos da sua administradora, automatizando processos e economizando o tempo, enquanto o seu time foca no que realmente importa, que tal saber mais sobre como o nosso time e as nossas soluções podem levar seu negócio a um novo patamar de eficiência e rentabilidade? Fale com um especialista do nosso time!

Quando se pensa na administração de condomínios, um problema que logo vem à mente de todos é a questão da inadimplência. A partir do 1º dia útil após o vencimento, o condômino já é considerado inadimplente. E com toda a crise gerada pela pandemia, muitos moradores encontram-se nesta situação de inadimplência com o condomínio. 

Para entender mais como a administradora de condomínios pode ter mais controle sobre a inadimplência, no post de hoje vamos entender mais sobre este tema.

Quais são as principais sanções que podem ser aplicadas ao inadimplente?

As principais sanções que podem ser aplicadas aos inadimplentes das taxas condominiais são:

Multa de 2%, Juros e Proibição de votar

Penalidades permitidas para o inadimplente, segundo o Código Civil são:

• Multa de 2% e juros de até 1% ao mês  (ou conforme a convenção determinar) correspondentes às taxas em atraso;
• Proibição de votar e ser votado em assembleias.

É importante lembrar que, ainda de acordo com o Código Civil, multa após o vencimento superior a 2% não é permitida. 

Protesto de boletos vencidos

Em alguns estados, tais como São Paulo, Rio de Janeiro, Ceará, Amazonas, dentre outros, já é possível protestar boletos vencidos de maneira legal. É importante saber como fazer o protesto adequadamente. 

De acordo com o Portal Jus, para que seja realizado o protesto, não há necessidade de aprovação em assembleia ou alteração da Convenção do Condomínio, uma vez que o protesto decorre diretamente da lei.

Os documentos a serem apresentados no cartório para protestar a dívida condominial são:

• Cópia da Convenção de Condomínio;
• Cópia da certidão do imóvel (art. 167 da Lei 6.015/73 – figurando o nome do devedor como titular de direito real sobre o bem);
• Cópia da ata da assembleia que elegeu o síndico atual;
• Cópia da ata da assembleia que estabeleceu o valor da cota;
• Planilha discriminada do débito, contendo o valor do principal, da correção monetária (com menção do índice aplicado), dos juros moratórios e da multa.

Como controlar a inadimplência?

A melhor aliada para a administradora de condomínios contra a inadimplência é a tecnologia.

Por exemplo, a adoção e o envio de boletos digitais no processo de cobrança das cotas condominiais é um grande facilitador para a administradora de condomínios. Ao invés de enviar os títulos impressos, os boletos podem ser enviados via e-mail, SMS, aplicativos ou algum outro canal digital facilitando o seu recebimento.

Outras tecnologias que auxiliam no combate à inadimplência são  ERP’s e Portais. que  permitem monitorar as unidades e condomínios com taxas de inadimplência mais acentuadas e, desta forma, planejar ações para diminuir os impactos desta falta de pagamento. 

Além dessas, sua administradora também pode contar com o Inadimplência Zero, um serviço financeiro do Grupo Superlógica, que estará disponível, em breve, também para todos os clientes Ahreas, ele assume a inadimplência dos seus condomínios, garantindo a receita para o condomínio todos os meses.