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Como a tecnologia pode inovar sua administradora?

Não há como negar, os avanços tecnológicos mudaram a forma de ver o mundo. Nossa vida foi intencionalmente afetada pela tecnologia. Porém, mais importante que isso, essas mudanças afetaram as empresas diretamente e todos seus setores, principalmente nos últimos 10 anos.

Se bem utilizada, a tecnologia e todos seus avanços podem fazer maravilhas para nossas vidas (o microondas que o diga). Foi assim com o transporte, a mídia, o varejo, as viagens, o cinema e muito mais. Aprimorar e modernizar uma administradora de condomínios, por exemplo, é uma forte tendência do segmento. Cada vez mais empresas que estão no ramo condominial adotam soluções para o dia a dia do trabalho e da administração, e o que parecia bem difícil antes devido à natureza do negócio, tem sido cada vez mais essencial. É hora da transformação!

E quais são os benefícios do uso da tecnologia em administradoras de condomínios?

As vantagens são muitas e seria impossível colocar todas aqui. Além de modernização e maior agilidade, a tecnologia fornece uma série de outros benefícios que vemos aqui:

1. Melhoria da relação administradora-síndico-condomínio.
Muitos dos problemas entre administradoras, síndicos e condôminos são por falta de comunicação eficiente e funcional. Com os avanços tecnológicos, já existem plataformas de gestão e administração que facilitam, e muito, essa troca de informações.

Com esses aplicativos, a administradora pode contatar os condôminos ou o próprio síndico de forma rápida e assertiva. É possível passar informações, fazer cobrança, marcar assembléias e garantir que tudo que é preciso seja passado para todos de forma única e correta.

Além disso, a tecnologia ainda abre outros canais de informação, como grupos no WhatsApp, no Facebook, canal de vídeos educativos e informativos no YouTube (seu síndico também paga uma de youtuber?) e muito mais. Tudo isso visando melhorar a relação entre as pessoas relacionadas àquele condomínio.

2. Controle financeiro e redução de custos.
Uma administradora precisa ter controle sobre suas finanças. Isso é fato. E a tecnologia tem um papel super importante nesse desafio. Apps e plataformas de gestão já ajudam a controlar e organizar o fluxo de caixa, o que entra e o que sai, lucros, dívidas, cobranças e tudo relacionado a dinheiro. A chance de erros é quase zero.

Já a necessidade da redução de custos é uma constante em toda e qualquer empresa. Para o lucro aumentar, os custos precisam diminuir e a tecnologia ajuda a identificar gastos excessivos ou desnecessários.

3. Processos definidos! Equipe finalmente alinhada.
Os avanços tecnológicos permitem que macro-processos sejam divididos em tarefas e delegados as pessoas da equipe. Com esses processos definidos e com dados disponíveis a qualquer hora e em qualquer dispositivo por meio de aplicativos e plataformas de gerenciamento, é possível ter acesso rápido as informações de uma forma visual e inteligente, facilitando a vida da operação e da gestão na tomada de decisões.

4. Aumento de produtividade.
Um dos maiores benefícios de ter uma administradora andando junto à tecnologia, é o ganho de produtividade. Empresa e equipe mais produtiva refletem diretamente em melhor qualidade de vida e claro, aumento do lucro, diminuição de gastos e muito mais.

Aumentar a produtividade significa entregar um trabalho em menos tempo e da mesma forma, ou até melhor. Com a tecnologia não se perde mais tempo em trabalhos manuais e processos orgânicos. É tudo mais fácil de fazer, de encontrar e de finalizar, além da porcentagem de erros cometidos ser menor.

5. Adeus falta de comunicação!
Um dos maiores problemas de todas as empresas é a comunicação interna. E esse ponto deveria ser o mais importante, porque sem comunicação eficiente entre todos os membros de uma mesma empresa, os processos tendem a falhar.

Investir em um bom e simplificado canal de comunicação entre funcionários com participação das lideranças é fundamental.

6. Trazendo o cliente perto de você!
Sem tecnologia é praticamente impossível ter um contato com clientes ou possíveis clientes. Eles mandam e-mail, conhecem sua empresa através de redes sociais, pesquisam o seu site, verificam páginas de outros clientes, analisam reclamações disponíveis em sites específicos. Tudo isso só é possível por conta dos avanços tecnológicos. A experiência com o seu cliente precisa ser fluida, rápida, ágil e funcional. Com novas tecnologias é possível traçar um perfil exato do seu cliente e se comunicar com ele da forma com que ele espera.

7. Novo vendedor na área: Rede Social!
Um dos maiores divulgadores de marcas hoje em dia são as redes sociais. Nada impulsiona mais vendas do que aparecer (olha o síndico youtuber se saindo bem) no Instagram, Facebook, TikTok, YouTube e afins. Nesses lugares é possível mostrar seus produtos e serviços, divulgar, fazer anúncio, conversar diretamente com clientes, buscar perfis de acordo com o que sua empresa oferece e aparecer para a maior quantidade de pessoas possível.

8. “Na rua, na chuva, na fazenda. Ou numa casinha de sapê.”
Depois de vivermos em meio a uma pandemia, o nome home office talvez nunca mais saia da nossa cabeça e da nossa rotina. Algumas empresas até oficializaram essa forma de trabalho, deixando seus colaboradores trabalhando em casa (gerando lucro e economia ao mesmo tempo).

Com a tecnologia, é muito mais fácil trabalhar e resolver problemas de onde quer que você esteja. Novas plataformas são facilmente instaladas em celulares e tablets e tudo o que você precisa é de conexão com internet (o que hoje em dia é bem simples).

Mas como implementar tudo isso na minha empresa?


Essa é a pergunta que vale um milhão de reais. Algumas coisas são básicas e já são feitas há algum tempo. Mas aqui vamos listar algumas maneiras para você reinventar sua administradora e deixar a concorrência pra trás.

1. Fora papel!
Dá para gerenciar condomínios e afins sem papel, sim! Isso é completamente possível, mesmo a maioria dos lugares ainda trabalhando com pilhas de documentos e arquivos intermináveis. A dica é: digitalize tudo. Todos os contratos, processos, documentos. Digitalize cada vez mais e descarte papéis. Ou, sempre que possível, já receba seus documentos de forma digital, assim nem precisará digitalizar.

2. À nuvem, e além!
Todos os documentos, contratos, pastas, absolutamente tudo precisa estar em uma nuvem. Isso possibilita o acesso de todos a um clicar de botão. Sem contar que essa é uma forma segura de backup de documentos importantes que não podem se perder. Além de tudo, ficam organizados.

3. Meu dinheiro minhas regras… ou não.
Todas as arrecadações de cotas, importante informação para uma administradora de condomínios, podem e devem ser mantidas em um livro online. Dessa forma (e alimentando esse documento corretamente) é fácil encontrar quem está inadimplente ou quem está pagando em dia.

4. Dê um oi aos gadgets!
Smartphones e tablets praticamente substituíram a necessidade de ir até o escritório. Lugares enormes para armazenamento de mil papéis e arquivos já são passado e foram substituídos pela tecnologia e agora estão, literalmente, na palma da sua mão. Aproveite essa possibilidade de acessar o que quiser de qualquer lugar, além de ter um canal direto com seus clientes.

5. Informações nos lugares certos.
Antigamente, era muito difícil lidar com tanta coisa acontecendo ao mesmo tempo. Agora, uma agenda online pode ajudar. Tanto para contatos, quanto para compromissos do dia.

Além disso, antes os anúncios eram feitos em jornais ou no boca a boca. A tecnologia trouxe sites específicos que conectam proprietários e inquilinos, por exemplo. Tudo foi para a rede.

Enfim, como você pode ver, em 10 anos tudo mudou. Quem não está acompanhando a tecnologia, está um passo atrás no mercado. Os negócios mudaram e vão continuar mudando. Atente-se e coloque sua empresa nos trilhos da nova era.