Falhas na comunicação: evitando polêmicas e ações jurídicas

Uma das coisas mais importantes nos condomínios é a comunicação interna. Sem ela, coisas simples e pequenas se transformam em tempestades desnecessárias. A gestão tem que ficar atenta a isso e se esforçar para atingir uma relação saudável dentro do ambiente.

Mas quem pensa que basta apenas ter uma comunicação interna que funciona, está errado. Além disso, é preciso criar estratégias e agir de forma que essa comunicação não ultrapasse certos limites e, ainda assim, transmita o que é necessário.

Quem comanda esse processo é o síndico. Faz parte das obrigações dele como tarefa, informar todos os moradores sobre acontecimentos, contratempos e regras do condomínio. O problema é que muitas vezes isso é feito de maneira inadequada e ofensiva.

Existem muitos casos circulando nas redes sociais e mostrando o despreparo na hora de passar informações. Os moradores estão cada vez mais atentos ao que os síndicos e administradoras têm a dizer e como dizem. Eles querem cada vez mais participar da gestão de onde moram, o que está mais do que certo.

Estabelecer relações harmoniosas resolve conflitos e evita maiores problemas. Mas o cuidado na comunicação interna evita processos e perturbações muito maiores. Por isso, vamos dar algumas dicas que vão te ajudar a evitar esse tipo de dor de cabeça:

1.Ouvir mais

Antes de redigir qualquer comunicado ou enviar qualquer mensagem aos moradores, ouça o que eles têm a falar. Saber quem mora no condomínio que você faz a gestão é essencial para evitar erros e identificar qual é a sua zona de perigo e até onde você pode ir. Caso exista algum assunto que seja de difícil abordagem, convoque uma assembléia. Assim evita o disse-me-disse e resolve tudo no coletivo de uma vez só.

2. Textos objetivos

Entenda: quanto mais você escrever, maior a chance de dizer o que não precisa e menor a chance dele ser lido e bem interpretado. Seja direto com as palavras, além de ser claro e sucinto.

3. Use da formalidade

Por mais chato que isso pareça, comunicados internos são passíveis de consequências jurídicas. Uma palavra mal entendida ou mal interpretada pode gerar muitos problemas para o síndico e condomínio. Uma circular ou cartilha não pode ser mais um textinho cheio de informalidades. É um documento oficial do condomínio e deve ser tratado como tal. Além disso, a cordialidade também deve estar presente em todos os textos enviados, seja pelo app, e-mail ou no mural de avisos.

4. Tecnologia é aliada

A tecnologia já está no dia a dia das pessoas e todo mundo sabe. Então, isso pode ser uma ótima ferramenta para a comunicação interna dos condomínios. Por meio de recursos como redes sociais ou até mesmo alguma plataforma própria de gestão, o síndico consegue interagir melhor com os moradores e criar estratégias que evitam conflitos e melhoram o relacionamento entre todos.

Ainda assim, tudo o que é enviado aos moradores precisa ser super revisado e feito com muito cuidado, além de ter sempre alguém que entenda das leis para dar o veredito final no que está sendo feito. Essa é a única forma de evitar brigas judiciais entre moradores e condomínio.

 

Como a comunicação pode ajudar a sua administradora a conquistar clientes?

O mercado condominial está crescendo e a demanda por administradoras de condomínios também. Mas, como se destacar da concorrência e conquistar novos condomínios, sem perder os que você já tem?

A Comunicação Empresarial tem um papel estratégico dentro das administradoras, que pode ajudar os moradores que já são seus clientes a enxergarem a sua marca de uma maneira mais positiva, com um valor agregado maior e ainda atrair novos condomínios.

Neste artigo, vamos explicar melhor:

os tipos de Comunicação Empresarial;

como melhorar a comunicação com os seus clientes;

como produzir conteúdo pode te ajudar a se manter relevante e atrair novos clientes.

Quais são os tipos de Comunicação Empresarial?

A Comunicação Empresarial, também chamada de Comunicação Organizacional, pode ser dividida em quatro tipos:

Institucional

A Comunicação Institucional transmite a identidade e a imagem corporativa da sua administradora, por meio de propagandas institucionais, do jornalismo empresarial, da assessoria de imprensa e de outras ferramentas, reforçando o propósito, a missão, a visão e os valores da sua empresa.

Interna

A Comunicação Interna é direcionada para os colaboradores da sua administradora. Ela promove a integração entre eles, faz ações de endomarketing para motivar os colaboradores e melhorar o clima organizacional, alinha procedimentos e processos utilizando ferramentas como o blog interno, comunicados, quadros de aviso etc.

Administrativa

A Comunicação Administrativa compreende fluxos administrativos, níveis hierárquicos e redes formais e informais de comunicação. É como os colaboradores se comunicam entre si.

Aqui na Ahreas, por exemplo, nossos times se comunicam entre si de maneira informal usando um tipo de “MSN” coorporativo e formalizam o que é preciso com os clientes e a coordenação por e-mail.

Mercadológica

A Comunicação Mercadológica é uma mistura de ações e estratégias de comunicação para reforçar a imagem da empresa no mercado e atingir os objetivos de marketing como vender mais, utilizando a propaganda, o merchandising, eventos e outras ferramentas.

Nossa, quanta coisa! Por onde eu começo? Bem, se estamos falando de clientes, estamos nos referindo ao público externo, então, vamos começar com a Comunicação Mercadológica.

Como melhorar a comunicação com os seus clientes?

Por aqui, nós temos o hábito de fazer duas perguntas para pessoas que acabamos de conhecer: “Você mora em condomínio? Qual é a administradora dele?” Na maioria das vezes, a pessoa não faz ideia de quem é a sua administradora e diz que precisa olhar no boleto.

Brincadeiras à parte, conversando com outras administradoras de condomínio, chegamos à conclusão de que esse é um problema comum e que pode estar afetando a sua administradora também.

A Comunicação Mercadológica deve construir pontes entre as administradoras e os moradores. Se você investir somente nas formas tradicionais e unilaterais vai construir muros, em vez disso. A sua administradora pode aparecer em outros lugares além das assembleias, banners e boletos.

Ter um portal, um blog ou estar nas redes sociais (desde que faça sentido para o seu negócio, seu público e tenha uma estratégia de comunicação por trás disso) permite que o síndico e os moradores interajam com a sua administradora através de uma experiência mais positiva.

Outra alternativa é ter um app e portal personalizados, que além de reforçar a sua marca, é canal para que os condôminos entrem em contato com a sua administradora, com o síndico e para que a operação condominial (a portaria, o gerente predial ou zelador) consiga se comunicar melhor no condomínio. Um diferencial e tanto, não?

Confira algumas dicas para sua administradora aparecer de uma forma diferenciada e mais positiva:

1 – Mande e-mails para os moradores e para os condôminos.

2 – Coloque comunicados nas TVs internas ou elevadores.

3 – Utilize o próprio app para enviar comunicados.

4 – Faça Assembleias Online para que mais gente possa participar.

5 – Disponibilize o máximo de informações e recursos possível para todos através do app ou portal.

Como produzir conteúdo pode ajudar a sua administradora a se manter relevante e ainda atrair novos clientes?

Antes, era a sua administradora que entrava em contato com o cliente, enviava a proposta para o síndico… Essa estratégia ainda funciona, porém não é mais suficiente.

Hoje, os síndicos têm muito mais acesso a informações e tendências do mercado de condomínios e as administradoras que investem em uma comunicação de qualidade podem ser encontradas pelos seus clientes com uma simples busca na internet, por exemplo.

Mas como fazer para minha administradora ser encontrada pelos síndicos?

Se a sua empresa já tem um blog, uma boa estratégia pode ser produzir conteúdo relevante para os seus clientes, como por exemplo, notícias sobre o mercado condominial, dicas para síndicos e para os condôminos, assim você pode atrair mais clientes e ainda manter-se relevante para quem já é seu cliente.

Caso sua administradora disponha de uma equipe de marketing ou comunicação bem estruturada e que tenha tempo para conduzir a estratégia, eles mesmos podem produzir conteúdo ou você pode contratar uma agência de publicidade que trabalhe com produção de conteúdo ou um redator freelancer.

Vale lembrar que uma estratégia não anula a outra. E que produzir conteúdo é uma estratégia de longo prazo, pois se leva tempo para construir a audiência de um blog, entretanto, pode fazer com que a sua administradora ganhe mais visibilidade e seja reconhecida como uma autoridade no mercado de administração de condomínios.

Agora que você compreende o quão importante a Comunicação Empresarial é para a reputação da sua empresa e para o relacionamento com os seus públicos, aposte em formas de comunicação diferentes e na produção de conteúdo para fazer com que seus clientes — e os que ainda não são — saibam quem é a sua administradora.