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A era da gestão imobiliária.

O setor imobiliário é um universo complexo e interessante. Além de envolver muitas negociações, como compras, vendas, gerenciamentos, valores e pagamentos, ainda envolve bens físicos e investimentos. É preciso ter em mente o grande número de variáveis que operam no mercado imobiliário, o que nem sempre é fácil de gerir.

Por isso, a gestão imobiliária é a principal causa do sucesso, ou fracasso, de muitas empresas do ramo. Para garantir que apenas o sucesso aconteça, é importante que essa seja uma área desenvolvida dentro das imobiliárias.

Mas o que é a gestão imobiliária?

Gestão imobiliária é o conjunto de práticas e ações que têm como objetivo garantir a saúde financeira e a organização logística do negócio. Basicamente, é por meio dessa gestão que estratégias de desenvolvimento e planos de crescimento são estabelecidos. Mesmo quando existem as famosas quedas e baixas do setor, é dessa forma que é possível apresentar e trabalhar as soluções. Entre os pontos que um profissional da área precisa estar atento para manter sua empresa competitiva, podemos citar a constante busca por atualizações do mercado, a integração de novas tecnologias e o gerenciamento inteligente de finanças, documentos e toda parte administrativa. E isso tudo deve fazer parte da gestão imobiliária.

Nesse contexto, é correto afirmar que os negócios que têm uma gestão imobiliária eficiente tendem a se destacar entre os seus concorrentes.

Como aplicar gestão de imóveis na sua imobiliária?

Organizar processos, superar obstáculos cotidianos e utilizar uma boa ferramenta de gestão são apenas algumas práticas necessárias para otimizar a empresa. Vale destacar também que todos os processos que envolvem uma negociação imobiliária, como contratos de compra, venda, locação e investimentos, envolvem uma série de burocracias, pela lei e segurança das partes envolvidas. Sendo assim, é muito importante aplicar uma gestão de imóveis para otimizar os processos e conseguir resultados favoráveis. Entre eles redução de gastos, erros e tempo para realização das tarefas. Mas o que é possível fazer?

1. Organizar carteira de clientes

Uma carteira de clientes é a melhor forma de saber quem é o seu público, mapear as necessidades de cada um deles e conseguir direcionar o atendimento de forma estratégica. É muito importante organizar essa carteira de clientes, é possível fazer isso atualizando constantemente as informações dos clientes e separando por categoria. Assim é feita a identificação de cada um de acordo com o desejado.

2. Manter documentação atualizada e organizada

Todo processo imobiliário envolve documentos. É importante que todos estejam organizados e atualizados para que o tempo seja otimizado. Para isso, é preciso nunca deixar passar uma solicitação de documento e sempre mantê-los de forma segura em algum lugar, de preferência de forma digital.

3. Prazos merecem atenção redobrada

Para que a gestão se mantenha eficiente, é importante que prazos de contrato sejam respeitados e, após firmados, é necessário que estejam expostos para que nunca sejam perdidos. Contratos de aluguel, de compra, de venda, pagamentos de parcelas, quitação de impostos, e muitos outros itens possuem prazos definidos. As ferramentas para gestão de contratos podem auxiliar com lembretes e avisos nesse sentido.

4. Processos podem organizar tarefas

A rotina em uma imobiliária se baseia em atender clientes e criar uma boa experiência para negociações, em relação ao imóvel pretendido e sempre atento às necessidades deles. Para que isso funcione de forma exemplar, é preciso criar processos que organizem as tarefas e fluxos para que tudo aconteça sem problemas e com transparência.

5. Controle a agenda

A falta de tempo é um dos grandes incômodos de profissionais de todas as áreas, não só do amo imobiliário. Isso acaba impactando em uma má gestão. Sendo assim, é essencial que exista um equilíbrio e controle sobre a agenda de sua imobiliária. Com isso, é possível que todas as tarefas sejam executadas de forma eficaz, no momento correto e atendendo expectativas e clientes, priorizando as urgências. Para isso, é importante delegar funções e criar planejamentos para que a agenda seja útil no dia a dia da imobiliária.

6. Use aplicações de gestão específicas para o setor imobiliário

Com a solução ideal para gestão de contratos de aluguel, oferta de imóveis e aplicativos que facilitam a comunicação com o cliente final, fica muito mais fácil organizar documentos, criar tarefas e relatórios, aumentando a produtividade de forma automatizada. Tarefas feitas de forma manual, muitas vezes, não são suficientemente eficazes. Por isso, todo o investimento em tecnologia é necessário para a otimização de todos esses processos inclusos na gestão.

É importante ressaltar que a imobiliária deve se ater ao cliente, prestando todo o apoio necessário com um atendimento personalizado e, claro, prezando sempre pela busca de resoluções para suas necessidades. Acompanhamento adequado, suporte, cuidado no pós-venda e interesse é o que faz o cliente ser fidelizado e estar satisfeito.

Controle e organização dos documentos do condomínio: uma tarefa que pode ser simples!

Uma das tarefas na gestão condominial é organizar e estar em dia com todos os documentos pertinentes à administração do condomínio. E mesmo com tanta tecnologia, um condomínio residencial ou comercial pode acumular até mil novos documentos por ano. É muita coisa, pensando na organização de tudo isso.

Por isso, ter um apoio nesse horas é de extrema importância. Guardar e catalogar tudo o que se tem de forma on-line é o ideal, mas utilizar meios físicos também é funcional tratando-se de um condomínio.

A importância do controle de documentos

Alguns documentos devem, sim, ser arquivados com cuidado e, às vezes, para sempre (plantas do condomínio, por exemplo). Além disso, esses registros ajudam em casos excepcionais como em um processo trabalhista, movido por um funcionário, onde a gestão precisa de documentos específicos. Ou alguma solicitação do ministério público, onde o prazo é de 2 ou 3 dias para a resolução do caso. Algumas ações judiciais no Brasil aceitam somente provas físicas, ou seja, no papel. Outros, já podem ser descartados com mais rapidez, por isso a importância da organização e digitalização dos documentos para evitar qualquer perda.

Outro exemplo é a necessidade de uma obra ou reforma. A planta do condomínio precisa ter fácil acesso. Como procurar isso do dia para a noite em uma pilha de documentos? Dessa forma, a organização ajuda no ganho do tempo, além de evitar prejuízos.

A digitalização de documentos pode ser de grande ajuda nesses casos. Por mais que um arquivo físico resolva o problema, um arquivo no sistema trás ainda mais facilidades na hora de controlar e organizar estes documentos. Os documentos físicos possuem limitações que podem trazer dificuldades no futuro.

Arquivo digitalizado

Uma plataforma online de controle e arquivamento de documentos ajuda e muito na hora da organização. Existem módulos específicos para facilitar a busca de documentos digitalizados quando há a necessidade.

Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlado por senha, além da opção de escolher as pessoas que possuem acesso.

Apesar de tudo isso, para alguns tipos de documentos é obrigatório manter a versão física (como os acordos judiciais). No entanto, fizemos uma pequena lista sobre quais são possíveis você já digitalizar e deixar “na nuvem”. 

  • Recibos;
  • Comprovantes de pagamentos;
  • Cupons fiscais;
  • Contas de água, luz, telefone e etc.;
  • Boletos;
  • Notas fiscais;
  • Laudos técnicos;
  • Contratos;
  • Relação de devedores;
  • Extratos bancários;
  • Acordos judiciais (mantendo arquivo físico).

Documentos e prazos

Lista dos principais documentos que os condomínios precisam manter arquivados e o tempo antes de ser descartados, segundo especialistas do PROCON e IDEC:

  • Cartão de CNPJ – Permanente
  • DARF IRRF – 7 anos
  • DARF PIS – 10 anos
  • DIRF – 5 anos
  • Exames Médicos (adminissional, demissional e periódico) – 20 anos
  • GFIP – 35 anos
  • Folha de pagamento – 35 anos
  • Folha de ponto – 6 anos
  • Formulário CAGED – 5 anos
  • GR contribuição – 5 anos
  • GPS – 10 anos
  • Holerite – 5 anos
  • Laudo PPRA – 20 anos
  • Livro de inspeção do trabalho – Permanente
  • Processos trabalhistas – Permanente
  • Prontuário de funcionários – Permanente
  • RAIS – Indeterminados
  • Recibos de benefícios – de 5 a 10 anos
  • Dossiê da convenção – Permanente
  • Atas de assembleias – Permanente
  • Orçamentos – até o final da obra/garantia
  • Pasta de prestação de contas – 10 anos
  • Plantas do condomínio – Permanente
  • Seguros – 5 anos após a vigência

Esses são apenas alguns dos documentos necessários para arquivamento, mas um condomínio possuiu muitos documentos diários, como, por exemplo, autorizações de entrada e saída, de mudança e de prestação de serviços. É necessário ficar atento às mudanças das leis e analisar muito bem sobre a necessidade da digitalização, só assim é possível ter um arquivo organizado e simplificado.

Fonte tempo de armazenamento PROCON e IDEC: https://www.sindiconet.com.br/informese/gestao-de-documentos-do-condominio-administracao-documentacao

Como o planejamento estratégico pode fazer a sua administradora crescer?

Com o final do ano chegando de uma maneira muito mais rápida do que imaginávamos (culpa da pandemia que fez o ano parecer mais curto do que nunca), é preciso pensar em 2021 e dedicar esses últimos dois meses a um planejamento estratégico para sua administradora.

Na teoria, o planejamento estratégico é o ato de criar métodos e planos para uso eficaz de todos os recursos que uma empresa tem disponível, seja ele humano, financeiro, tecnológico ou material, para conseguir melhores resultados e evitar que fatores externos gerem grandes prejuízos. De acordo com o especialista em estratégias e professor da Harvard Business School, Michael Porter, “estratégia pode ser definida como o conjunto de ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição em uma determinada indústria para enfrentar com sucesso as forças competitivas e obter um retorno maior sobre o investimento”.

E quando falamos de administradoras de condomínios (e até mesmo imobiliárias), esse planejamento acaba sendo um processo de criação contínuo, análises e implementação de um projeto que vai ajudar a empresa rumo aos seus objetivos. Além disso, é de suma importância o estudo de ambiente interno e externo e definição de metas. Sem saber onde quer chegar, o caminho é bem mais complicado.

Quais os tipos de planejamento estratégico?

Existem alguns tipos de planejamento que podem ser classificados e divididos levando em conta três aspectos principais: nível organizacional, profundidade e abordagem. Nem sempre há um consenso sobre as nomenclaturas, mas conhecer esses níveis faz o planejamento estratégico ser muito mais simples e eficaz.

1. Nível Organizacional – A hierarquia da empresa é analisada ao planejar a estratégia e é divido em:

  • Planejamento Estratégico: é o planejamento do negócio e apresenta uma visão corporativa da estratégia.
  • Planejamento Tático: é o planejamento em que toda parte estratégica é detalhada. Leva em consideração todas as unidades e divisões da empresa, suporte, departamentos e colaboradores.
  • Planejamento Operacional: não é considerado um tipo de planejamento estratégico, mas analisa o dia a dia da empresa e mostra como tais estratégias impactarão.

2. Profundidade – significa que é analisada a intensidade das mudanças de um planejamento estratégico. Faz parte:

  • Renovação Estratégica: acontece uma redescoberta da empresa. Normalmente acontece quando o negócio acabou de passar por uma crise ou está em estado de alerta sobre um possível risco.
  • Atualização da Estratégia: confirma e atualiza o planejamento estratégico. Não há muita ação, apenas a análise de mudanças e evoluções.
  • Replanejamento Estratégico: acaba ficando entre a atualização e a renovação. É usado quando existe a necessidade de repensar alguma estratégia.

3. Abordagem – é relacionado à forma de criação de um planejamento estratégico. E são eles:

  • Clássica ou Tradicional: foco na resolução de problemas e costuma usar alguma metodologia mais tradicional.
  • Contemporânea: utiliza de diversas metodologias e visões, além de ferramentas e até mesmo softwares para colocar em prática mudanças em diversos níveis.

Como fazer um planejamento estratégico?

Uma administradora de condomínios precisa entender sua área de atuação e como pode ser feito um planejamento estratégico dentro disso. A análise de seus clientes, possíveis novos clientes e como o mercado imobiliário vai se comportar no próximo ano é essencial para que esse planejamento tenha um rumo detalhado. É de extrema importância que o mercado imobiliário esteja envolvido nas etapas de análise e reanálise, pois é um mercado que tem algumas mudanças dependendo de como a economia caminha no país. O planejamento estratégico deve prever essas mudanças. Mas, pela lógica, ele deve seguir os pontos aqui listados:

1. Definição de objetivo.

A definição de missão, visão e valores da empresa ajuda a definir qual o propósito e onde o negócio pretende chegar. É o passo mais importante de todos porque é o ponto de partida.

2. Análise e estudo do mercado.

É importante saber onde se está pisando. Um diagnóstico do mercado imobiliário e de como sua administradora pode ser impactada pelas mudanças e pelo ambiente externo evita surpresas futuras e deixa um espaço para o futuro.

3. Descubra os pontos fortes e os pontos fracos da sua administradora.

Nessa parte é importante sentar e conversar com colaboradores e clientes. Ter um feedback sincero e honesto ajuda a começar a enxergar quais são os pontos críticos e que estão te afastando de resultados melhores e dando mais mercado à concorrência, e seus pontos fortes, que te fazem ter um diferencial perante a outras empresas e podem te ajudar no sucesso.

4. Construa um plano de ação.

Após ter entendido toda a estrutura da sua administradora, é hora de colocar a mão na massa e definir todos os objetivos estratégicos e um plano de ação para implementação. Essa é a hora da criação. Entenda isso através de uma ferramenta chamada 5w2h que representam 7 palavras em inglês: what (o que vai ser feito?), why (por que?), where (onde?), when (quando?), who (quem vai fazer?), how (como vai ser feito?) e how much (quanto custará?).

  • Planeje de tempos em tempos, focando no curto prazo.
    Traçar objetivos trimestrais, por exemplo, pode ser uma boa ideia. Assim, fica mais fácil de acompanhar resultados e alcançar metas, além de saber onde é preciso mais esforços. Além disso, é possível atualizar objetivos caso haja mudanças repentinas.
  • Padronize o visual do planejamento estratégico.
    Usar templates de fácil visualização ajuda a projetar e a entender melhor os objetivos e permite a cada área envolvida uma personalização do template (por exemplo, excluir áreas que não competem a esse departamento).
  • Lista de sugestões.
    Nem sempre é possível colocar como objetivo todas as sugestões. Então faça uma lista e coloque em stand-by.
  • Defina as estratégias que serão usadas.
    As estratégias são o que define como, quando e de que jeito os resultados serão alcançados. Boas estratégias fazem uma empresa ser mais competitiva e focada naquilo que ela quer. Michael Porter diz que existem três estratégias principais:
  • diferenciação: é a busca do destaque de uma empresa através da qualidade do que ela oferece;
  • Liderança de baixo custo: busca ganhar o mercado através do preço baixo e competitivo;
  • foco: busca ganhar uma parcela especifica e segmentada do mercado, prezando pelo foco.
  • Teste de ideias.
    Testar algumas ideias que geram dúvidas é uma ótima saída. Alguns objetivos nem sempre estão baseados em indicativos ou estudos, e por isso testa-los ao longo de um trimestre ou bimestre mostra se aquela sugestão é plausível com o direcionamento da empresa ou não.
  • Deixe claro os papéis de cada um.
    A responsabilidade em um planejamento estratégico é de todos. Por isso, é importante deixar claro qual é o papel de cada colaborador da empresa. Inclusive dos líderes. Eles são os principais pontos de ligação de cada estratégia desenhada.
  • Peça feedback dos clientes e analise a satisfação.
    Para saber se os objetivos estão surtindo efeito ou não, analise a satisfação dos seus clientes.

5. Escolha as ferramentas certas e invista em inovação.

Um planejamento estratégico precisa ter uma boa execução. Para isso, muitas vezes algumas ferramentas são necessárias. Apps, softwares e plataformas de gestão fazem toda a diferença na hora de colocar em prática esse planejamento. Isso é investimento.

O planejamento estratégico não é uma tarefa de poucas mãos. É necessário o comprometimento de todos dentro da sua administradora de condomínios ou de qualquer outra empresa. Requer tempo, estudos e estabelecimento de metas. Mas faz total diferença planejar os próximos passos em um mercado tão competitivo. E aí, já fez o planejamento estratégico do seu negócio?

7 passos para transformar a sua administradora em uma administradora digital

Certamente, você já ouviu mais de uma vez em conversas corporativas a seguinte frase “A tecnologia está mudando tudo”.  E esta é uma verdade incontestável, comumente, seguida por declarações que indicam incertezas de como se preparar para este futuro que já está entre nós!

No mercado de administração condominial a necessidade de mudança é pressionada pela chegada de novos concorrentes – as empresas já nascidas digitais, e pelos clientes finais (os condôminos) que já desfrutam dos benefícios gerados pela tecnologia em outros setores do mercado e querem encontrá-los também nos serviços do condomínio.

A pergunta que fica é: Como promover a transformação digital na sua administradora?

A preocupação é legítima, porém é preciso atenção! Em algumas empresas, a transformação digital pode causar uma relação paradoxal: Na ânsia de proteger os negócios e para não ficarem para trás, aceleram em um processo de digitalização completo de suas operações e, na pressa, cometem erros que podem ser fatais.

A verdade é que, a transformação digital é necessária, mas é preciso seguir alguns passos para que seja bem sucedida!

1 – Planejamento

Como tudo que acontece em uma empresa, o primeiro passo para o sucesso da transformação digital é o planejamento.

O processo requer mudanças profundas que envolvem ajustes na cultura da empresa, investimento, treinamentos, incentivo a formação profissional e períodos de adaptações.

Por isso, para viabilizar a transformação digital na sua administradora é preciso fazer uma análise sobre as necessidades da empresa e do cliente, as tecnologias disponíveis e as tendências do mercado para, então, definir quais serão os caminhos adotados.

Depois, é recomendado dividir por etapas as ações necessárias para transformar a sua empresa em uma administradora digital. Esse caminho é indicado para facilitar a implantação, assimilação dos novos processos pela equipe e clientes para, dessa forma, mensurar os resultados, fazer os ajustes necessários e seguir para a etapa seguinte.

2 – Envolver a equipe

Um fator muito importante para o sucesso da transformação digital é o envolvimento da equipe.  Sendo assim, convidá-la para participar desde o início do projeto, ouvindo suas ideias e opiniões, favorece (e muito) o engajamento, já que os profissionais se sentirão parte importante dele.

Durante este processo é possível que os líderes encontrem colaboradores ainda analógicos, mas com vocação para a mudança e que terão um papel importante na implantação dos novos processos, e profissionais resistentes ao andamento da transformação, o desafio é envolvê-los e alinhá-los para que não retardem ou freiem o movimento.

3 – Acompanhar as tendências do mercado

As empresas existem para atender às necessidades dos seus clientes, sendo assim, a transformação deve ser planejada tendo como base as mudanças de comportamento e necessidades deles, focada nos resultados para os consumidores e orientada para o serviço.

Entender as tendências do mercado para a satisfação do consumidor e a sua jornada é uma das premissas para o sucesso da transformação digital. Isso fará com que, inclusive, os investimentos tenham vida útil maior, uma vez que a evolução da tecnologia é contínua.

Para que isso ocorra, é essencial a mudança de foco da parte técnica de TI para uma lógica mais ampla na experiência do consumidor.

4 – Equipe Multidisciplinar

Como já citamos, entre os fatores de sucesso para a transformação da sua empresa em uma administradora digital está o envolvimento dos colaboradores no desenvolvimento do processo.

Esse tipo de equipe tem sempre alguns denominadores em comum que garantem o bom funcionamento das suas funções e processos. Por virem de contextos distintos e enxergarem pontos de vista diferentes, as discussões e construções tendem a ser mais ricas.

Comunicação é um dos pontos que devem marcar as equipes multidisciplinares. Como é composta por perfis diferentes e conhecimentos técnicos variados, tal junção exige que esses profissionais interajam mais na hora de executar qualquer plano ou tarefa. Com isso, pretende-se que cada um se faça entender pelos demais e possibilite a construção de novas ideias.

5 – Revisite a cultura da empresa

A transformação digital envolve a empresa como um todo. Desde os seus princípios e valores até o seu dia a dia.

É fundamental fazer o alinhamento correto para que ela tenha o impacto e resultados esperados, uma vez que, apesar de o nome da transformação ser digital, ela mudará rotinas, cargos, espaços e, principalmente, a mentalidade de todos os envolvidos.

Vale destacar que, nesta era da informação a coerência é essencial para as marcas. Ao comunicar que a empresa tem processos modernos e tecnológicos é preciso que, de fato, os sistemas e colaboradores estejam aptos a operar deste modo. Uma experiência contrária de um consumidor publicada na internet pode comprometer a imagem da organização.

6 – Hora H

Quando se decide implantar a transformação digital é comum primeiro chamar o departamento de TI. Porém, como o seu negócio não é do ramo de tecnologia, é recomendável terceirizar o processo, escolhendo, preferencialmente, um fornecedor que conheça bem o mercado condominial.

A empresa especializada tem uma visão mais ampla sobre o mercado, conhece as melhores práticas e, também está por dentro das tendências tecnológicas, fatores que efetivamente podem contribuir para “facilitar” a transformação do seu negócio em uma administradora digital.

Dessa forma, a possibilidade de sucesso é maior, uma vez que o processo está sendo realizado da maneira adequada, por uma equipe capacitada e que também estará preparando o departamento interno de TI para a manutenção das mudanças do dia a dia.

7 – Saia da inércia

Há quanto tempo você está acompanhando como expectador as mudanças tecnológicas no mercado condominial sem fazer nada ou fazendo pequenas adaptações?

Agora que você já sabe todos os passos necessários para o sucesso da transformação digital, chegou a hora de sair da inércia e agir de modo planejado e estruturado para levar a sua empresa para a nova era: a da administradora digital!

Entre contato conosco e dê passos estruturados para a transformação digital da sua administradora!