O seu tempo está sendo roubado. Reaja!

Os seus dias cheios de compromissos revelam diariamente que o tempo é seu bem mais precioso. Na verdade, não só seu. É provável que a escassez do tempo seja, frequentemente, um dos pontos abordados em conversas em casa, na escola e trabalho. Mas, pior do que a sensação de que os dias estão passando mais rápidos, é a de não ter conseguido concluir o primeiro item agenda ao final do expediente. Onde foi parar o seu dia? Quem roubou o seu tempo?

“O tempo perdido não se encontra nunca mais.”

A frase é de um dos líderes da revolução americana, Benjamim Franklin. Agora, se ele já sabia disso no século XVII o que diria hoje ao deparar com sua lista de tarefas pessoais, profissionais e sociais?

A percepção dele poderia ser ainda mais intrigante ao conhecer a máxima usada no mundo corporativo “Tempo é dinheiro” e alguns ladrões sorrateiros de minutos e até de horas do relógio.

Ladrões do tempo

Alguns hábitos e situações corporativas são, também, conhecidos como desperdiçadores do tempo. Eles detonam com a sua produtividade sem que você perceba. Você sabe quais são eles? Descubra e reaja a este furto.
Para facilitar vamos dividir os ladrões do tempo em comuns ou organizacionais.

Comuns

Estes ladrões podem atrapalhar os seus objetivos em todos os momentos, seja na vida pessoal, profissional e até social. Eles assumiram uma posição de importância no nosso dia a dia, porém, sorrateiramente podem consumir mais minutos do que realmente é necessário. São eles:

Celular

Certamente, você já sabia que ele estaria nesta lista. Ele chegou para agilizar as comunicações e facilitar, e muito, o nosso dia a dia. No entanto, quando não utilizado com moderação o celular assume o papel de um eficaz ladrão de tempo e de atenção, minando sua capacidade produtiva.

Sendo assim, quando programar dedicar algumas horas para o trabalho, estudo, curtir a família, sair com os amigos ou qualquer outra atividade, é válido: desligá-lo ou mantê-lo no silencioso ou no “vibra” apenas para atender às chamadas realmente importantes. Além disso, é importante definir períodos para ler mensagens de aplicativos e redes sociais.

Vale lembrar que, se parar para atender a todas as ligações ou ler mensagens enquanto está concentrado no trabalho ou estudo, por exemplo, seu cérebro precisará de, em média, 23 segundos para voltar para a tarefa original, segundo matéria publicada pelo Wall Street Journal.

Parece pouco, mas observe quantas vezes você é interrompido em suas atividades e multiplique pelo tempo necessário para voltar a se concentrar e descubra quantos minutos estão sendo desperdiçados só neste primeiro item.

E-mails e Ligações

Considerando que seu filtro de spam seja bom, os e-mails que entram na sua caixa de entrada sempre têm solicitações e informações importantes. O mesmo acontece com as ligações que, geralmente, requerem atenção para demandas necessárias.

Porém, quando você interrompe suas atividades para resolver as demandas geradas por esses dois canais, seu dia provavelmente terminará sem que o item planejado tenha sido concluído.

Por isso, é importante que sejam definidos períodos dentro da sua rotina para acessar os e-mails e respondê-los, resolver o que for rápido e fácil e informar ao remetente o tempo necessário para demandas mais complexas, acrescentando-as a sua lista de tarefas.

Quanto às ligações, sempre que possível, retorne no período do intervalo de suas atividades.

Sites de Notícias e Redes Sociais

Por esses, provavelmente, você já esperava. Fato é que não são poucas as vezes que você acessa a internet para buscar uma informação e, quando para, percebe que já se foram preciosos minutos…

As redes sociais, bem como vídeos e jogos, são ladrões de tempo poderosos e popularmente conhecidos. Além de ter períodos determinados para acessá-los é importante estabelecer quanto tempo permanecerá nelas. Outra dica importante é a de mantê-las desconectadas, dessa forma reduzirá o risco de ser atraído por um alerta de mensagem, de novo post, etc.

Organizacionais

Ladrões do tempo geram prejuízos, mas são nas empresas que esses danos são ainda mais contabilizados. Mas será que sua empresa está atenta aos fatores que estão levando a produtividade dos colaboradores para o vermelho?

Falta de organização
As empresas lidam com volume considerável de informações e documentos que precisam ser organizados de modo claro. Quando o profissional gasta mais tempo que o necessário acessando vários arquivos para chegar a uma informação ou procurando documentos físicos, está desperdiçando minutos preciosos.

O mesmo acontece com processos internos e externos que são repetitivos e custam horas de trabalho.

A tecnologia é uma excelente aliada para a modernização dos processos organizacionais e gera economia de tempo, espaço e, por consequência, dinheiro.

Existem no mercado inúmeras soluções tecnológicas que podem facilitar, e muito, o dia a dia da sua empresa. E, caso tenha necessidade específica, é possível encontrar fornecedores que desenvolvam sistemas adequados para automatizar processos, resultando em maior eficiência e liberando os colaboradores para atividades mais lucrativas.

Tecnologia Ultrapassada
Sistemas e softwares precisam de upgrade periodicamente. Quando eles ficam ultrapassados, deixam de ser um facilitador e passam a ser um eficiente ladrão do tempo. Sem atualizações a performance é reduzida, fica mais suscetível a bugs no sistema operacional, pode provocar perdas de dados, facilitar o acesso de cibercriminosos e, frequentemente, provoca impaciência dos colaboradores.
Você já passou por uma situação parecida?

Tempo de trabalho não gasto com trabalho
Quanto tempo, por exemplo, sua equipe de atendimento dedica efetivamente atendendo? Quantas horas são gastas com burocracias internas e processos manuais?

Revisar os processos da empresa identificando aqueles que podem ser automatizados contribui para melhorar os processos. Melhora, também, a produtividade dos colaboradores em atividades que agreguem valor ao negócio e, na maioria dos casos, a satisfação dos clientes.

Interrupções de colegas de trabalho
Seja para trocar informações sobre o trabalho ou para tratar de qualquer outro assunto, a interrupção de um colega também gera a perda de concentração. Além do tempo dedicado à conversa, também serão necessários aqueles 23 segundos para retomar a concentração para atividade inicial.

Sendo assim, sempre que precisar de concentração para uma atividade, sinalize para os amigos. Fique indisponível na intranet, feche a porta ou, simplesmente, informe que não pode parar no momento solicitado.

Reuniões
Já participou de uma reunião da qual saiu sem entender o porquê ou para que ela aconteceu? Pois é, existem muitas reuniões que simplesmente roubam o tempo.

Antes de marcar uma reunião é necessário pensar se a questão não poderia ser resolvida com um e-mail ou ligação apenas. Caso a resposta seja negativa, é importante definir qual é o objetivo, qual o resultado precisa ser alcançado ao final e definir quem são os participantes essenciais. Excesso de pessoas pode facilitar para que a reunião seja improdutiva.

Para aumentar a produtividade da reunião é interessante que a pauta seja compartilhada com antecedência. Desta forma, os participantes podem analisar previamente o tema e já pensar em prováveis soluções.

Como você viu, é possível que algumas horas do seu dia estejam sendo roubadas, provocando essa sensação de ansiedade, minando sua energia e trazendo prejuízos, inclusive financeiros, para você e sua empresa.

Identificar os ladrões do seu tempo e adotar medidas efetivas para aumentar a sua produtividade trarão inúmeros benefícios, inclusive, tempo livre para você não fazer nada ou aproveitar para gastar com o seu hobby predileto.

Agora que já sabe como seu tempo está sendo roubado, confira essas dicas práticas de gestão de tempo e conte com a nossa tecnologia para multiplicar as horas do seu dia.

Você já ouviu falar do Malote Online ou da Prestação de Contas Interativas? São dois recursos que podem poupar muito do tempo do seu time. Entre em contato com um dos nossos especialistas que ele te explica melhor.

Fundo de reserva do condomínio: qual o valor ideal?

Quando o assunto é gestão de condomínios, uma dúvida muito comum é sobre o fundo de reserva e qual é o valor ideal para se manter em conta.

Por isso, no nosso post de hoje vamos entender o que é, afinal, o fundo de reserva do condomínio, como ele é definido e ver o que os especialistas dizem sobre o valor ideal para ter neste fundo.

Vamos lá?

O que é fundo de reserva do condomínio?

Pode-se dizer que o fundo de reserva é uma espécie de poupança feita pelo condomínio. E ele serve para quê? Para custear necessidades extraordinárias, urgentes ou eventuais.

O fundo de reserva está previsto na Lei nº 4.591/64, mais conhecida como Lei do Condomínio. E como é a forma de contribuição? Essa lei também estabelece que é a Convenção do Condomínio que precisa definir como será feita a contribuição para constituição de fundo de reserva.

Como é estabelecido o valor?

Normalmente, as Convenções de Condomínio estabelecem o valor da contribuição (normalmente no formato de uma porcentagem da cota condominial), o prazo de duração da cobrança e que tipos de despesas ela pode (ou não) cobrir.

Qual é o grande objetivo do fundo de reserva dos condomínios?

O principal objetivo do fundo de reserva é garantir a continuidade e o bom funcionamento do condomínio em caso de gastos imprevistos e/ou emergenciais.

Além disso, muitas vezes ele pode ser utilizado para acumular recursos e, depois, viabilizar a necessidade de grandes reformas futuras planejadas, por exemplo.

Fundo de reserva do condomínio: qual o valor ideal?

No geral, a contribuição estipulada varia entre 5% e 10% da cota condominial ordinária. A recomendação da maior parte dos especialistas sobre quanto deve ter este fundo é que seja o referente a três meses do valor da receita total. O que isso significa?

Por exemplo, um condomínio que arrecada R$ 60 mil por mês deve manter um saldo em conta de até R$ 180 mil. Além disso, é importante saber que o fundo de reserva arrecadado precisa ser depositado em uma conta jurídica diferente da usada para a cota condominial.

Gostou de saber mais sobre o fundo de reserva? Para continuar conhecendo as novidades sobre condomínios, acompanhe a gente nas redes sociais também, estamos no Instagram, no Facebook e no LinkedIn.

 

Administradoras digitais possuem uma plataforma completa de gestão

Nos últimos anos, com o aumento da complexidade dos condomínios e dos seus processos, as administradoras de condomínios também tiveram que se reinventar. Atualmente, muitas delas são responsáveis por dezenas de funções.

Neste contexto, é fundamental usar a tecnologia a seu favor, principalmente com a adoção de uma plataforma completa de gestão, gerando mais valor para sua atividade, maior satisfação e muito mais precisão.

No post de hoje vamos entender melhor a importância da adoção de uma plataforma completa de gestão por parte das administradoras de condomínios.

Vamos lá?!

Responsabilidades da administradora de condomínios: quais são?

Obviamente que isso vai variar em relação a cada administradora e ao contrato com o respectivo condomínio.

Porém, de maneira geral, as principais funções de uma administradora de condomínios se debruçam sobre as seguintes áreas:

  • Gestão financeira;
  • Gestão de recursos humanos;
  • Apoio jurídico;
  • Apoio administrativo.

Ou seja, são áreas extremamente complexas e que possuem dezenas de atividades e processos. Gerenciar isso, de maneira eficiente, em diversos clientes (condomínios) pode ser um grande desafio, não é mesmo?

Principais vantagens de uma plataforma completa de gestão para administradoras de condomínios.

O avanço da tecnologia possibilitou que as administradoras de condomínios consigam otimizar todas estas atividades.

Utilizar uma plataforma de gestão completa é fundamental para uma integração dos dados, evitando excesso de retrabalho, erros, além de gerar mais rapidez na execução dos processos.

Assim, é possível ampliar o número de clientes (condomínios), sem aumentar, necessariamente, os custos de operação, pois a utilização de uma plataforma de gestão completa reduz o número de funcionários necessários, sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

Quer ver apenas algumas vantagens em adotar uma plataforma de gestão na sua administradora de condomínios?

  • Automatização e padronização dos processos;
  • Otimização do tempo;
  • Maior controle do fluxo de caixa;
  • Integração de todos os departamentos;
  • Emissão de boletos;
  • Fornecimento de relatórios completos e precisos;
  • Redução dos erros e retrabalho;
  • Mais economia;
  • Mais organização e segurança.

E é isso que o Ahreas Adm Condomínios oferece: com a sua implementação, as administradoras de condomínios conseguem ter uma rotina mais otimizada, automatizada e digital, oferecendo soluções eficientes para os seus clientes.

E há soluções tanto para a gestão de pessoas, como também para a previsão orçamentária, gestão de receitas, emissão de boletos, conciliação automática e muito mais. Ficou curioso? Fale com um especialista do nosso time.

Como se tornar síndico(a)?

Você está pensando em se tornar síndico(a)? Ou vai ter eleição para síndico no seu condomínio?

No post de hoje vamos entender como funciona a eleição para um síndico e ver outras características que são fundamentais para uma gestão eficiente.

Como se tornar um(a) síndico(a)?

A administração de um condomínio está disposta legalmente pela Lei 10.406/2002 (Código Civil).

Sobre a eleição do síndico, o artigo 1.347 determina que o síndico de um condomínio seja eleito em assembleia, para administrar durante até dois anos, podendo ser reeleito. Ele pode ou não ser condômino e pode, ainda, ser pessoa jurídica.

Como funciona a eleição para síndico(a)?

A eleição para síndico(a) precisa ser feita em assembleia, sendo que os detalhes (convocação, prazo, dentre outras informações) precisam ser respeitados conforme estipula a Convenção do Condomínio.

De forma geral, como são as regras?

  • A assembleia precisa ser convocada pelo síndico em exercício;
  • Com uma antecedência de, pelo menos, 10 (dez) dias;
  • Por meio de edital fixado em local de circulação comum aos condôminos ou por meio de notificação individual;
  • Sendo que é necessário expor o motivo da convocação, no caso, a eleição do novo síndico.

O quórum mínimo também precisa ser cumprido, conforme estipula a Convenção. No caso da Convenção não trazer esta informação, será utilizado o critério da maioria de votos dos condôminos presentes que representem, pelo menos, metade das frações ideais.

Passo a passo para se tornar um(a) síndico(a)

Para além destas questões legais que precisam ser seguidas, conforme o Código Civil e a Convenção do Condomínio, há outras características que são bem-vindas para aquela pessoa que quer se tornar síndica.

Vamos conhecê-las?

Conhecimento da Legislação

Como já citamos, é interessante que o síndico conheça o Código Civil, especificamente os capítulos referentes à administração de condomínios, a Convenção do próprio condomínio, a Lei do Inquilinato e Legislação Trabalhista (CLT).

Conhecer o condomínio

Aqui, conhecer o condomínio, seus problemas, estrutura e outros detalhes, assim como os moradores e funcionários, irá ajudar na execução da responsabilidade de ser síndico.

Conhecimento na área financeira

Mesmo que o condomínio tenha uma administradora, é importante que o síndico tenha alguns conhecimentos básicos sobre gestão financeira.

Mas se você acha que não tem todas estas características, não se preocupe. Hoje a tecnologia pode auxiliar (e muito) os síndicos. E para continuar conhecendo as novidades para quem cuida, vive ou trabalha em condomínios, acompanhe sempre o nosso blog.

Fumante x não fumante no condomínio: como o síndico pode resolver esse conflito?

Viver em um condomínio é a arte de encontrar o equilíbrio, pois são dezenas (ou centenas) de pessoas convivendo em um mesmo local, com áreas comuns, e este convívio precisa ser o mais pacífico possível.

E um dos conflitos mais comuns entre os condôminos é o tema fumantes x não fumantes.

No post de hoje vamos entender como funciona a questão do cigarro nos condomínios e como o síndico pode resolver esta questão.

Vamos lá?!

Lei Antifumo: o que o síndico precisa saber?

A Lei nº 12.546/2011 (também conhecida como Lei Antifumo ou Lei do Cigarro) proíbe fumar em lugares fechados ou parcialmente fechados.

Assim, esta lei federal também enquadra os condomínios, independentemente do seu Regimento Interno.

No seu artigo 2, a lei define: “É proibido o uso de cigarros, charutos, cachimbos ou qualquer outro produto fumígeno, derivado ou não do tabaco, em recinto coletivo fechado, privado ou público”.

Ou seja, a lei engloba todos os similares do cigarro, tais como charuto, cachimbo, dentre outros.

Quais são os ambientes do condomínio que precisam respeitar a Lei Antifumo?

As áreas comuns fechadas ou parcialmente fechadas, tais como garagem coberta, hall de entrada, salão de festas, escadas, corredores, dentre outros.

Pode fumar em áreas abertas do condomínio?

Sim, a lei federal não se debruça sobre áreas abertas em comum. Porém, o fumante precisa cuidar do seu próprio lixo (as bitucas do cigarro). Neste caso, o que vale é o Regulamento Interno do condomínio.

Assim, caso os moradores sintam que fumar no playground ou na área da piscina é algo que incomoda a maioria, o condomínio pode vetar o fumo nesses locais. Porém, é necessária uma assembleia para deliberar sobre o assunto, que deve constar no regulamento interno e seguir as regras da Convenção.

E o morador pode fumar dentro da sua unidade?

Sim, ele pode, desde que não atrapalhe a vizinhança. O que isso significa?

Por exemplo, um morador que fuma constantemente na sua sacada e que o cheiro impregna o apartamento de cima, o morador prejudicado também tem o direito de reclamar.

Porém, como é uma situação relacionada a apenas a duas unidades, o bom senso prega que haja uma conversa gentil entre eles para chegarem a um meio termo.

Mas, neste caso, o síndico só deve interferir para tentar apaziguar os ânimos e ajudar a chegar em um consenso. Em caso negativo, cabe ao morador prejudicado procurar as medidas legais de acordo com o Código Civil.

E as bitucas de cigarro?

Quem suja ou prejudica as áreas comuns do condomínio deve sofrer multa, previamente decidida em assembleia. Ou seja, a bituca de cigarro jogada no chão é encarada como lixo e pode incorrer em multas, conforme estipula o Regimento Interno.

No caso das bitucas acessas, há o agravante de poder causar um incêndio.

Agora que você já entendeu como o síndico deve resolver o conflito entre fumantes e não fumantes no condomínio, que tal usar a tecnologia para facilitar a sua gestão?

E para continuar conhecendo as novidades para quem cuida, vive ou trabalha em condomínios, acompanhe sempre o nosso blog e nosso instagram.