Os seus dias cheios de compromissos revelam o quanto o seu tempo é precioso. Na verdade, não só o seu. Como gestores e profissionais, devemos estar sempre atentos aos ladrões de tempo.
Pior do que a sensação de que os dias estão passando mais rápido, é a de não ter conseguido concluir o primeiro item da agenda ao final do expediente. Onde foi parar o seu dia? Quem roubou o seu tempo?
Neste artigo, não vamos falar sobre os ladrões de tempo mais prováveis, mas sim, sobre os mais improváveis, aqueles que você não tinha pensado ainda, e claro, como acabar com eles!
Ladrões de tempo
Além dos ladrões de tempo comuns, como celulares, redes sociais, sites de notícias, e-mails e ligações que duram vários minutos, existem outros que podem estar impactando a performance da sua empresa:
Falta de organização
As administradoras de condomínios lidam com um volume considerável de informações e documentos que precisam ser bem organizados. Quando o profissional gasta mais tempo que o necessário acessando vários arquivos para obter uma informação ou, principalmente, procurando e organizando documentos físicos, está desperdiçando minutos preciosos.
O mesmo acontece com processos internos e externos que são repetitivos e custam horas de trabalho.
A tecnologia é uma excelente aliada para a modernização dos processos organizacionais e gera economia de tempo, espaço e, por consequência, dinheiro (“Time is money”, né? 😉).
Existem inúmeras soluções tecnológicas específicas para administradoras no mercado que podem automatizar esses processos, resultando em maior eficiência e liberando os colaboradores para atividades mais estratégicas e/ou focadas na experiência do cliente no relacionamento com a sua empresa.
Tecnologia ultrapassada
Sistemas e softwares precisam de upgrade periodicamente. Quando eles ficam ultrapassados, deixam de ser um facilitador e passam a ser um grande ofensor da produtividade do seu time.
Sem atualizações, a performance de toda a sua operação é reduzida, e seu sistema fica mais suscetível a erros de compatibilidade, lentidão e até perdas de dados. E sem integração com outras soluções e APIs, o seu time tem o retrabalho de cadastrar as mesmas informações em outras plataformas, dentre outras tarefas desnecessárias.
Reuniões
Já participou de uma reunião da qual saiu sem entender o porquê ou para que ela aconteceu? Pois é, existem muitas reuniões que roubam o tempo, principalmente para quem trabalha em casa.
Antes de marcar uma reunião, é necessário pensar se a questão não poderia ser resolvida com um e-mail, uma ligação rápida ou até uma mensagem. Caso a resposta seja negativa, é importante definir qual é o objetivo, qual o resultado que precisa ser alcançado ao final, definir quem são os participantes essenciais e registrar todas as informações em uma ata.
Para aumentar a produtividade da reunião é interessante que a pauta seja compartilhada com antecedência. Dessa forma, os participantes podem analisar previamente o tema e já pensar em argumentos, exemplos e soluções.
Processos manuais
O tempo gasto com processos manuais, como envio e recebimento de malotes, realização de cotações para condomínios e até o tempo gasto procurando histórico de atendimento por e-mails pode ser reduzido com a utilização de um ERP e um CRM próprios para administradoras de condomínio.
A conciliação bancária na emissão de boletos é outro grande exemplo de tempo gasto de uma forma não eficiente. Com a utilização de ferramentas mais atuais, que contam com uma integração financeira bem estruturada, você pode dispensar a conciliação bancária manual, a burocracia e, ainda por cima, ter uma boa redução nos seus gastos, já que a taxa cobrada tende a ser única e mais baixa.
Agora vamos a uma reflexão: quanto tempo, por exemplo, sua equipe de atendimento se dedica efetivamente a atender clientes e leads? Quantas horas são gastas com processos internos e outras burocracias?
Revisar o fluxo de processos da empresa, identificando aqueles que podem ser automatizados, contribui para otimizar a rotina organizacional — além de aumentar a produtividade dos colaboradores em atividades que agregam valor ao negócio e, na maioria dos casos, a satisfação dos clientes.
Conclusão
Você já tinha parado para pensar nesses ladrões de tempo?
Geralmente as empresas acabam focando nos mais comuns, como o uso de celular, redes sociais etc., mas agora que já sabe como seu tempo está sendo roubado, utilize essas dicas práticas para proteger seu time dos verdadeiros ofensores e conte com a nossa tecnologia para “multiplicar” a produtividade e eficiência no seu dia a dia. 😊
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