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Olá! Com o começo do ano vêm as declarações e obrigações fiscais! Vamos falar sobre a DIRF, que este ano tem prazo até 28/02/2025.

O processo não mudou nada dentro do ERP, apenas atualizamos as versões, mas como fazemos essa rotina uma única vez ao ano, sempre é bom relembrar. Vamos lá?

Se você utiliza os ERPs Ahreas Adm Condomínios, Ahreas Adm Locações, Gerencial e/ou Ahreas Folha, há possibilidade de gerar apenas um arquivo com todos os dados de uma só vez!

Para isso, você precisa primeiramente processar os lançamentos para que o ERP reúna todos os dados.

Para processar o arquivo que será importado no PGD (Programa Gerador da DIRF) você utilizará o menu A Pagar > DIRF:

1º Passo (Lançamentos Pagos)

Antes de processar o arquivo, você pode consultar e editar os lançamentos que foram processados lá no menu Programação > Lançamentos, também dentro do menu A Pagar.

Nessa página, basta pesquisar e ele trará os lançamentos daquele período, disponibilizando a opção de editar número de NF e vincular o fornecedor correto, além de marcar a nota fiscal como NF de venda, ou seja, sem incidência.

Para outras alterações, basta identificar o número do lançamento (primeiro campo da tela) e acessar o menu A Pagar > Programação > Manutenção Retenção de Impostos. Inclusive, caso você precise efetuar inserções manuais, como no caso de algum condomínio que teve parte do exercício administrado por outra empresa, você poderá inserir aqui. Não tem muito segredo, ao inserir novo, os campos obrigatórios já serão destacados em vermelho para te orientar.

2º Passo (Processamento)

Essa é a página de processamento que reunirá os lançamentos das aplicações Ahreas Adm Condomínios, Ahreas Adm Locações e Gerencial.

O primeiro passo é acessar o botão Parâmetros para informar quem é o responsável pelo preenchimento da declaração. Note que as informações são simples e intuitivas.

Depois, basta processar. Havendo qualquer tipo de ocorrência que impeça a geração do arquivo, o ERP vai te apresentar uma lista de ocorrência(s), que você deve analisar e tratar.

Depois de tratar eventuais ocorrências e processar essa tela, você poderá efetuar edições na manutenção dos dados, antes de processar seu arquivo final, tudo para te deixar com total controle das informações que serão declaradas.

3º Passo (Manutenção)

Nesse menu, que fica disponível para edição somente depois do passo anterior, você pode editar o responsável, tanto representantes legais (principalmente para condomínios que estão em fase de atualização de DBE), quanto o próprio responsável pela declaração. E na segunda aba (essa imagem aqui de baixo) apresentamos a lista dos envolvidos na declaração, os beneficiários, que também poderão ser editados.

4º Passo (Geração do Arquivo)

Já inseriu, processou, conferiu e editou, agora vamos finalizar!

Informe os dados da tela, determinando qual aplicação (e pode selecionar todas, se quiser) para que possa ter o arquivo que irá alimentar o PGD.

Observações importantes:

Para você que utiliza nossas soluções de folha e gestão de condomínios, os ERPs se integram e geram um único arquivo de processamento, o que alimentará seu PGD. Para isso, faça os três primeiros passos no ERP Ahreas Adm Condomínios e gere o arquivo no ERP Ahreas Folha, em Rotinas Anuais > DIRF > Geração de Arquivo.

Caso só utilize a aplicação Ahreas Folha, basta ir direto na rotina da DIRF e gerar o arquivo. Qualquer manutenção deve ser feita direto no programa da Receita Federal.

Obs.: Nesse caso, o nome do responsável por cada um dos CNPJ deverá ser informado em Rotinas Anuais > Dirf > Cadastro de Empresas.

A Receita Federal anualmente informa um limite de rendimentos anuais que não precisam ser declarados. Caso queira que o sistema utilize esse limite, informe no botão Limites de Rendimentos. Assim, serão geradas as movimentações apenas dos colaboradores que têm obrigações a serem enviadas, diminuindo sua conferência.

Precisa de ajuda? Fale com a gente!

Suporte Ahreas Adm Condomínios, Adm Locações, Folha:

E-mail: ajuda.erps@ahreas.com

Site: https://ahreas.com/suporte

WhatsApp: 11 98669-1465

Os seus dias cheios de compromissos revelam o quanto o seu tempo é precioso. Na verdade, não só o seu. Como gestores e profissionais, devemos estar sempre atentos aos ladrões de tempo.

Pior do que a sensação de que os dias estão passando mais rápido, é a de não ter conseguido concluir o primeiro item da agenda ao final do expediente. Onde foi parar o seu dia? Quem roubou o seu tempo?

Neste artigo, não vamos falar sobre os ladrões de tempo mais prováveis, mas sim, sobre os mais improváveis, aqueles que você não tinha pensado ainda, e claro, como acabar com eles! 

Ladrões de tempo

Além dos ladrões de tempo comuns, como celulares, redes sociais, sites de notícias,  e-mails e ligações que duram vários minutos, existem outros que podem estar impactando a performance da sua empresa:

Falta de organização

As administradoras de condomínios lidam com um volume considerável de informações e documentos que precisam ser bem organizados. Quando o profissional gasta mais tempo que o necessário acessando vários arquivos para obter uma informação ou, principalmente, procurando e organizando documentos físicos, está desperdiçando minutos preciosos.

O mesmo acontece com processos internos e externos que são repetitivos e custam horas de trabalho.

A tecnologia é uma excelente aliada para a modernização dos processos organizacionais e gera economia de tempo, espaço e, por consequência, dinheiro (“Time is money”, né? 😉).

Existem inúmeras soluções tecnológicas específicas para administradoras no mercado que podem automatizar esses processos, resultando em maior eficiência e liberando os colaboradores para atividades mais estratégicas e/ou focadas na experiência do cliente no relacionamento com a sua empresa.

Tecnologia ultrapassada

Sistemas e softwares precisam de upgrade periodicamente. Quando eles ficam ultrapassados, deixam de ser um facilitador e passam a ser um grande ofensor da produtividade do seu time.

Sem atualizações, a performance de toda a sua operação é reduzida, e seu sistema fica mais suscetível a erros de compatibilidade, lentidão e até perdas de dados. E sem integração com outras soluções e APIs, o seu time tem o retrabalho de cadastrar as mesmas informações em outras plataformas, dentre outras tarefas desnecessárias.

Reuniões

Já participou de uma reunião da qual saiu sem entender o porquê ou para que ela aconteceu? Pois é, existem muitas reuniões que roubam o tempo, principalmente para quem trabalha em casa.

Antes de marcar uma reunião, é necessário pensar se a questão não poderia ser resolvida com um e-mail, uma ligação rápida ou até uma mensagem. Caso a resposta seja negativa, é importante definir qual é o objetivo, qual o resultado que precisa ser alcançado ao final, definir quem são os participantes essenciais e registrar todas as informações em uma ata.

Para aumentar a produtividade da reunião é interessante que a pauta seja compartilhada com antecedência. Dessa forma, os participantes podem analisar previamente o tema e já pensar em argumentos, exemplos e soluções.

Processos manuais

O tempo gasto com processos manuais, como envio e recebimento de malotes, realização de cotações para condomínios e até o tempo gasto procurando histórico de atendimento por e-mails pode ser reduzido com a utilização de um ERP e um CRM próprios para administradoras de condomínio. 

A conciliação bancária na emissão de boletos é outro grande exemplo de tempo gasto de uma forma não eficiente. Com a utilização de ferramentas mais atuais, que contam com uma integração financeira bem estruturada, você pode dispensar a conciliação bancária manual, a burocracia e, ainda por cima, ter uma boa redução nos seus gastos, já que a taxa cobrada tende a ser única e mais baixa.

Agora vamos a uma reflexão: quanto tempo, por exemplo, sua equipe de atendimento se dedica efetivamente a atender clientes e leads? Quantas horas são gastas com processos internos e outras burocracias?

Revisar o fluxo de processos da empresa, identificando aqueles que podem ser automatizados, contribui para otimizar a rotina organizacional — além de aumentar a produtividade dos colaboradores em atividades que agregam valor ao negócio e, na maioria dos casos, a satisfação dos clientes.

Conclusão

Você já tinha parado para pensar nesses ladrões de tempo?
Geralmente as empresas acabam focando nos mais comuns, como o uso de celular, redes sociais etc., mas agora que já sabe como seu tempo está sendo roubado, utilize essas dicas práticas para proteger seu time dos verdadeiros ofensores e conte com a nossa tecnologia para “multiplicar” a produtividade e eficiência no seu dia a dia. 😊

Para saber como podemos ajudar sua administradora nesse processo, clique aqui.

Uma das tarefas na gestão condominial é organizar e estar em dia com todos os documentos pertinentes à administração do condomínio. E mesmo com tanta tecnologia, um condomínio residencial ou comercial pode acumular até mil novos documentos por ano. É muita coisa, pensando na organização de tudo isso.

Por isso, ter um apoio nesse horas é de extrema importância. Guardar e catalogar tudo o que se tem de forma on-line é o ideal, mas utilizar meios físicos também é funcional tratando-se de um condomínio.

A importância do controle de documentos

Alguns documentos devem, sim, ser arquivados com cuidado e, às vezes, para sempre (plantas do condomínio, por exemplo). Além disso, esses registros ajudam em casos excepcionais como em um processo trabalhista, movido por um funcionário, onde a gestão precisa de documentos específicos. Ou alguma solicitação do ministério público, onde o prazo é de 2 ou 3 dias para a resolução do caso. Algumas ações judiciais no Brasil aceitam somente provas físicas, ou seja, no papel. Outros, já podem ser descartados com mais rapidez, por isso a importância da organização e digitalização dos documentos para evitar qualquer perda.

Outro exemplo é a necessidade de uma obra ou reforma. A planta do condomínio precisa ter fácil acesso. Como procurar isso do dia para a noite em uma pilha de documentos? Dessa forma, a organização ajuda no ganho do tempo, além de evitar prejuízos.

A digitalização de documentos pode ser de grande ajuda nesses casos. Por mais que um arquivo físico resolva o problema, um arquivo no sistema trás ainda mais facilidades na hora de controlar e organizar estes documentos. Os documentos físicos possuem limitações que podem trazer dificuldades no futuro.

Arquivo digitalizado

Uma plataforma online de controle e arquivamento de documentos ajuda e muito na hora da organização. Existem módulos específicos para facilitar a busca de documentos digitalizados quando há a necessidade.

Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlado por senha, além da opção de escolher as pessoas que possuem acesso.

Apesar de tudo isso, para alguns tipos de documentos é obrigatório manter a versão física (como os acordos judiciais). No entanto, fizemos uma pequena lista sobre quais são possíveis você já digitalizar e deixar “na nuvem”. 

• Recibos;
• Comprovantes de pagamentos;
• Cupons fiscais;
• Contas de água, luz, telefone e etc.;
• Boletos;
• Notas fiscais;
• Laudos técnicos;
• Contratos;
• Relação de devedores;
• Extratos bancários;
• Acordos judiciais (mantendo arquivo físico).

Documentos e prazos

Lista dos principais documentos que os condomínios precisam manter arquivados e o tempo antes de ser descartados, segundo especialistas do PROCON e IDEC:

• Cartão de CNPJ – Permanente
• DARF IRRF – 7 anos
• DARF PIS – 10 anos
• DIRF – 5 anos
• Exames Médicos (adminissional, demissional e periódico) – 20 anos
• GFIP – 35 anos
• Folha de pagamento – 35 anos
• Folha de ponto – 6 anos
• Formulário CAGED – 5 anos
• GR contribuição – 5 anos
• GPS – 10 anos
• Holerite – 5 anos
• Laudo PPRA – 20 anos
• Livro de inspeção do trabalho – Permanente
• Processos trabalhistas – Permanente
• Prontuário de funcionários – Permanente
• RAIS – Indeterminados
• Recibos de benefícios – de 5 a 10 anos
• Dossiê da convenção – Permanente
• Atas de assembleias – Permanente
• Orçamentos – até o final da obra/garantia
• Pasta de prestação de contas – 10 anos
• Plantas do condomínio – Permanente
• Seguros – 5 anos após a vigência

Esses são apenas alguns dos documentos necessários para arquivamento, mas um condomínio possuiu muitos documentos diários, como, por exemplo, autorizações de entrada e saída, de mudança e de prestação de serviços. É necessário ficar atento às mudanças das leis e analisar muito bem sobre a necessidade da digitalização, só assim é possível ter um arquivo organizado e simplificado.

Fonte tempo de armazenamento PROCON e IDEC: https://www.sindiconet.com.br/informese/gestao-de-documentos-do-condominio-administracao-documentacao