Como o planejamento estratégico pode fazer a sua administradora crescer?

Com o final do ano chegando de uma maneira muito mais rápida do que imaginávamos (culpa da pandemia que fez o ano parecer mais curto do que nunca), é preciso pensar em 2021 e dedicar esses últimos dois meses a um planejamento estratégico para sua administradora.

Na teoria, o planejamento estratégico é o ato de criar métodos e planos para uso eficaz de todos os recursos que uma empresa tem disponível, seja ele humano, financeiro, tecnológico ou material, para conseguir melhores resultados e evitar que fatores externos gerem grandes prejuízos. De acordo com o especialista em estratégias e professor da Harvard Business School, Michael Porter, “estratégia pode ser definida como o conjunto de ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição em uma determinada indústria para enfrentar com sucesso as forças competitivas e obter um retorno maior sobre o investimento”.

E quando falamos de administradoras de condomínios (e até mesmo imobiliárias), esse planejamento acaba sendo um processo de criação contínuo, análises e implementação de um projeto que vai ajudar a empresa rumo aos seus objetivos. Além disso, é de suma importância o estudo de ambiente interno e externo e definição de metas. Sem saber onde quer chegar, o caminho é bem mais complicado.

Quais os tipos de planejamento estratégico?

Existem alguns tipos de planejamento que podem ser classificados e divididos levando em conta três aspectos principais: nível organizacional, profundidade e abordagem. Nem sempre há um consenso sobre as nomenclaturas, mas conhecer esses níveis faz o planejamento estratégico ser muito mais simples e eficaz.

1. Nível Organizacional – A hierarquia da empresa é analisada ao planejar a estratégia e é divido em:

  • Planejamento Estratégico: é o planejamento do negócio e apresenta uma visão corporativa da estratégia.
  • Planejamento Tático: é o planejamento em que toda parte estratégica é detalhada. Leva em consideração todas as unidades e divisões da empresa, suporte, departamentos e colaboradores.
  • Planejamento Operacional: não é considerado um tipo de planejamento estratégico, mas analisa o dia a dia da empresa e mostra como tais estratégias impactarão.

2. Profundidade – significa que é analisada a intensidade das mudanças de um planejamento estratégico. Faz parte:

  • Renovação Estratégica: acontece uma redescoberta da empresa. Normalmente acontece quando o negócio acabou de passar por uma crise ou está em estado de alerta sobre um possível risco.
  • Atualização da Estratégia: confirma e atualiza o planejamento estratégico. Não há muita ação, apenas a análise de mudanças e evoluções.
  • Replanejamento Estratégico: acaba ficando entre a atualização e a renovação. É usado quando existe a necessidade de repensar alguma estratégia.

3. Abordagem – é relacionado à forma de criação de um planejamento estratégico. E são eles:

  • Clássica ou Tradicional: foco na resolução de problemas e costuma usar alguma metodologia mais tradicional.
  • Contemporânea: utiliza de diversas metodologias e visões, além de ferramentas e até mesmo softwares para colocar em prática mudanças em diversos níveis.

Como fazer um planejamento estratégico?

Uma administradora de condomínios precisa entender sua área de atuação e como pode ser feito um planejamento estratégico dentro disso. A análise de seus clientes, possíveis novos clientes e como o mercado imobiliário vai se comportar no próximo ano é essencial para que esse planejamento tenha um rumo detalhado. É de extrema importância que o mercado imobiliário esteja envolvido nas etapas de análise e reanálise, pois é um mercado que tem algumas mudanças dependendo de como a economia caminha no país. O planejamento estratégico deve prever essas mudanças. Mas, pela lógica, ele deve seguir os pontos aqui listados:

1. Definição de objetivo.

A definição de missão, visão e valores da empresa ajuda a definir qual o propósito e onde o negócio pretende chegar. É o passo mais importante de todos porque é o ponto de partida.

2. Análise e estudo do mercado.

É importante saber onde se está pisando. Um diagnóstico do mercado imobiliário e de como sua administradora pode ser impactada pelas mudanças e pelo ambiente externo evita surpresas futuras e deixa um espaço para o futuro.

3. Descubra os pontos fortes e os pontos fracos da sua administradora.

Nessa parte é importante sentar e conversar com colaboradores e clientes. Ter um feedback sincero e honesto ajuda a começar a enxergar quais são os pontos críticos e que estão te afastando de resultados melhores e dando mais mercado à concorrência, e seus pontos fortes, que te fazem ter um diferencial perante a outras empresas e podem te ajudar no sucesso.

4. Construa um plano de ação.

Após ter entendido toda a estrutura da sua administradora, é hora de colocar a mão na massa e definir todos os objetivos estratégicos e um plano de ação para implementação. Essa é a hora da criação. Entenda isso através de uma ferramenta chamada 5w2h que representam 7 palavras em inglês: what (o que vai ser feito?), why (por que?), where (onde?), when (quando?), who (quem vai fazer?), how (como vai ser feito?) e how much (quanto custará?).

  • Planeje de tempos em tempos, focando no curto prazo.
    Traçar objetivos trimestrais, por exemplo, pode ser uma boa ideia. Assim, fica mais fácil de acompanhar resultados e alcançar metas, além de saber onde é preciso mais esforços. Além disso, é possível atualizar objetivos caso haja mudanças repentinas.
  • Padronize o visual do planejamento estratégico.
    Usar templates de fácil visualização ajuda a projetar e a entender melhor os objetivos e permite a cada área envolvida uma personalização do template (por exemplo, excluir áreas que não competem a esse departamento).
  • Lista de sugestões.
    Nem sempre é possível colocar como objetivo todas as sugestões. Então faça uma lista e coloque em stand-by.
  • Defina as estratégias que serão usadas.
    As estratégias são o que define como, quando e de que jeito os resultados serão alcançados. Boas estratégias fazem uma empresa ser mais competitiva e focada naquilo que ela quer. Michael Porter diz que existem três estratégias principais:
  • diferenciação: é a busca do destaque de uma empresa através da qualidade do que ela oferece;
  • Liderança de baixo custo: busca ganhar o mercado através do preço baixo e competitivo;
  • foco: busca ganhar uma parcela especifica e segmentada do mercado, prezando pelo foco.
  • Teste de ideias.
    Testar algumas ideias que geram dúvidas é uma ótima saída. Alguns objetivos nem sempre estão baseados em indicativos ou estudos, e por isso testa-los ao longo de um trimestre ou bimestre mostra se aquela sugestão é plausível com o direcionamento da empresa ou não.
  • Deixe claro os papéis de cada um.
    A responsabilidade em um planejamento estratégico é de todos. Por isso, é importante deixar claro qual é o papel de cada colaborador da empresa. Inclusive dos líderes. Eles são os principais pontos de ligação de cada estratégia desenhada.
  • Peça feedback dos clientes e analise a satisfação.
    Para saber se os objetivos estão surtindo efeito ou não, analise a satisfação dos seus clientes.

5. Escolha as ferramentas certas e invista em inovação.

Um planejamento estratégico precisa ter uma boa execução. Para isso, muitas vezes algumas ferramentas são necessárias. Apps, softwares e plataformas de gestão fazem toda a diferença na hora de colocar em prática esse planejamento. Isso é investimento.

O planejamento estratégico não é uma tarefa de poucas mãos. É necessário o comprometimento de todos dentro da sua administradora de condomínios ou de qualquer outra empresa. Requer tempo, estudos e estabelecimento de metas. Mas faz total diferença planejar os próximos passos em um mercado tão competitivo. E aí, já fez o planejamento estratégico do seu negócio?

7 passos para transformar a sua administradora em uma administradora digital

Certamente, você já ouviu mais de uma vez em conversas corporativas a seguinte frase “A tecnologia está mudando tudo”.  E esta é uma verdade incontestável, comumente, seguida por declarações que indicam incertezas de como se preparar para este futuro que já está entre nós!

No mercado de administração condominial a necessidade de mudança é pressionada pela chegada de novos concorrentes – as empresas já nascidas digitais, e pelos clientes finais (os condôminos) que já desfrutam dos benefícios gerados pela tecnologia em outros setores do mercado e querem encontrá-los também nos serviços do condomínio.

A pergunta que fica é: Como promover a transformação digital na sua administradora?

A preocupação é legítima, porém é preciso atenção! Em algumas empresas, a transformação digital pode causar uma relação paradoxal: Na ânsia de proteger os negócios e para não ficarem para trás, aceleram em um processo de digitalização completo de suas operações e, na pressa, cometem erros que podem ser fatais.

A verdade é que, a transformação digital é necessária, mas é preciso seguir alguns passos para que seja bem sucedida!

1 – Planejamento

Como tudo que acontece em uma empresa, o primeiro passo para o sucesso da transformação digital é o planejamento.

O processo requer mudanças profundas que envolvem ajustes na cultura da empresa, investimento, treinamentos, incentivo a formação profissional e períodos de adaptações.

Por isso, para viabilizar a transformação digital na sua administradora é preciso fazer uma análise sobre as necessidades da empresa e do cliente, as tecnologias disponíveis e as tendências do mercado para, então, definir quais serão os caminhos adotados.

Depois, é recomendado dividir por etapas as ações necessárias para transformar a sua empresa em uma administradora digital. Esse caminho é indicado para facilitar a implantação, assimilação dos novos processos pela equipe e clientes para, dessa forma, mensurar os resultados, fazer os ajustes necessários e seguir para a etapa seguinte.

2 – Envolver a equipe

Um fator muito importante para o sucesso da transformação digital é o envolvimento da equipe.  Sendo assim, convidá-la para participar desde o início do projeto, ouvindo suas ideias e opiniões, favorece (e muito) o engajamento, já que os profissionais se sentirão parte importante dele.

Durante este processo é possível que os líderes encontrem colaboradores ainda analógicos, mas com vocação para a mudança e que terão um papel importante na implantação dos novos processos, e profissionais resistentes ao andamento da transformação, o desafio é envolvê-los e alinhá-los para que não retardem ou freiem o movimento.

3 – Acompanhar as tendências do mercado

As empresas existem para atender às necessidades dos seus clientes, sendo assim, a transformação deve ser planejada tendo como base as mudanças de comportamento e necessidades deles, focada nos resultados para os consumidores e orientada para o serviço.

Entender as tendências do mercado para a satisfação do consumidor e a sua jornada é uma das premissas para o sucesso da transformação digital. Isso fará com que, inclusive, os investimentos tenham vida útil maior, uma vez que a evolução da tecnologia é contínua.

Para que isso ocorra, é essencial a mudança de foco da parte técnica de TI para uma lógica mais ampla na experiência do consumidor.

4 – Equipe Multidisciplinar

Como já citamos, entre os fatores de sucesso para a transformação da sua empresa em uma administradora digital está o envolvimento dos colaboradores no desenvolvimento do processo.

Esse tipo de equipe tem sempre alguns denominadores em comum que garantem o bom funcionamento das suas funções e processos. Por virem de contextos distintos e enxergarem pontos de vista diferentes, as discussões e construções tendem a ser mais ricas.

Comunicação é um dos pontos que devem marcar as equipes multidisciplinares. Como é composta por perfis diferentes e conhecimentos técnicos variados, tal junção exige que esses profissionais interajam mais na hora de executar qualquer plano ou tarefa. Com isso, pretende-se que cada um se faça entender pelos demais e possibilite a construção de novas ideias.

5 – Revisite a cultura da empresa

A transformação digital envolve a empresa como um todo. Desde os seus princípios e valores até o seu dia a dia.

É fundamental fazer o alinhamento correto para que ela tenha o impacto e resultados esperados, uma vez que, apesar de o nome da transformação ser digital, ela mudará rotinas, cargos, espaços e, principalmente, a mentalidade de todos os envolvidos.

Vale destacar que, nesta era da informação a coerência é essencial para as marcas. Ao comunicar que a empresa tem processos modernos e tecnológicos é preciso que, de fato, os sistemas e colaboradores estejam aptos a operar deste modo. Uma experiência contrária de um consumidor publicada na internet pode comprometer a imagem da organização.

6 – Hora H

Quando se decide implantar a transformação digital é comum primeiro chamar o departamento de TI. Porém, como o seu negócio não é do ramo de tecnologia, é recomendável terceirizar o processo, escolhendo, preferencialmente, um fornecedor que conheça bem o mercado condominial.

A empresa especializada tem uma visão mais ampla sobre o mercado, conhece as melhores práticas e, também está por dentro das tendências tecnológicas, fatores que efetivamente podem contribuir para “facilitar” a transformação do seu negócio em uma administradora digital.

Dessa forma, a possibilidade de sucesso é maior, uma vez que o processo está sendo realizado da maneira adequada, por uma equipe capacitada e que também estará preparando o departamento interno de TI para a manutenção das mudanças do dia a dia.

7 – Saia da inércia

Há quanto tempo você está acompanhando como expectador as mudanças tecnológicas no mercado condominial sem fazer nada ou fazendo pequenas adaptações?

Agora que você já sabe todos os passos necessários para o sucesso da transformação digital, chegou a hora de sair da inércia e agir de modo planejado e estruturado para levar a sua empresa para a nova era: a da administradora digital!

Entre contato conosco e dê passos estruturados para a transformação digital da sua administradora!

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